Artigo · Financeiro e impostos
Fluxo de caixa do escritório de arquitetura: como projetar 90 dias com parcelas de projeto
Equipe Croqui Atualizado em 7 min de leitura
Resposta curta
O fluxo de caixa do escritório de arquitetura parte do saldo de hoje, soma as parcelas de projeto previstas e subtrai despesas fixas, equipe, imposto, pró-labore e despesas não mensais, mês a mês, por 90 dias. O ponto crítico são as parcelas que dependem de aprovação do cliente: projete também o cenário em que elas atrasam.
Como o Croqui resolve isso
O fluxo de caixa só funciona se as parcelas futuras estiverem lançadas. No Croqui, o previsto e o realizado entram no mesmo gráfico, e a guia de imposto aparece sozinha no mês certo.
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Passo 1: Escolha o horizonte
A visão geral mostra o saldo em conta hoje e o previsto em 30, 60 ou 90 dias, com o fluxo por dia: entradas, saídas e o saldo projetado.
Financeiro do escritório -
Passo 2: Lance as parcelas de cada contrato
Uma receita parcelada em até 48 vezes, ligada ao projeto e à etapa. Despesas fixas entram como recorrentes, e o que já aconteceu entra como realizado.
Lançamentos -
Passo 3: Deixe a guia aparecer sozinha
Com a alíquota informada, cada recebimento provisiona o imposto, e a guia vira saída prevista no mês seguinte, no dia que você escolheu.
Impostos
Este artigo faz parte do guia Controle financeiro de escritório de arquitetura: o guia do caixa ao imposto .
O fluxo de caixa do escritório de arquitetura é a planilha que avisa, com semanas de antecedência, que dezembro vai apertar. Escritório de projeto tem um problema próprio: a receita vem em parcelas ligadas a etapas, e boa parte delas depende de o cliente aprovar alguma coisa. A despesa, ao contrário, vence no mesmo dia todo mês. Este guia mostra como projetar 90 dias, com um exemplo numérico completo, o cenário de atraso e o modelo de planilha para preencher.
Ele faz parte do guia de controle financeiro de escritório de arquitetura. O conceito resumido está no verbete fluxo de caixa.
O que é fluxo de caixa projetado?
É a soma, mês a mês, do saldo de hoje mais o que vai entrar menos o que vai sair. O saldo final de um mês é o inicial do seguinte. O realizado mostra o passado; o projetado mostra se vai faltar dinheiro e quando.
Ele é feito em regime de caixa: cada valor entra no mês em que o dinheiro se move, não no mês a que pertence. A parcela do anteprojeto aprovada em outubro e paga em novembro entra em novembro.
O que entra no fluxo de caixa de um escritório de projeto?
Cinco blocos, nessa ordem:
| Bloco | O que é | Onde achar o número |
|---|---|---|
| Saldo inicial | Saldo das contas do escritório hoje (sem as pessoais) | Extrato do banco |
| Entradas | Parcelas de cada contrato, com o mês previsto | Contratos e cronograma das etapas |
| Saídas fixas | Aluguel, software, contador, internet, plotagem, CAU | Despesas recorrentes |
| Equipe e retiradas | Salários, encargos, estágio, pró-labore | Folha e decisão dos sócios |
| Imposto e pontuais | Guia do mês anterior, 13º, férias, licença anual, anuidade | Calendário do ano |
O bloco que mais derruba projeção é o último. Despesa que vence uma vez por ano não está na cabeça de ninguém em outubro.
Exemplo: 90 dias do Estúdio Ipê
O Estúdio Ipê é um escritório de exemplo: duas sócias, uma arquiteta contratada e uma estagiária, no Anexo III do Simples com alíquota efetiva de 9,83% (o cálculo está em Simples Nacional para arquitetos). Em 1º de outubro, o saldo do escritório é R$ 28.000.
Entradas previstas, por projeto:
| Projeto | Outubro | Novembro | Dezembro |
|---|---|---|---|
| Casa Silva (residência) | R$ 14.400 (anteprojeto) | R$ 0 (aguarda aprovação) | R$ 19.200 (projeto legal) |
| Apartamento Rocha (interiores, parcelas mensais) | R$ 9.000 | R$ 9.000 | R$ 9.000 |
| Café Grão (loja) | R$ 12.000 | R$ 8.000 | R$ 0 |
| Contrato novo (sinal) | R$ 0 | R$ 6.000 | R$ 0 |
| Total | R$ 35.400 | R$ 23.000 | R$ 28.200 |
Saídas previstas:
| Saída | Outubro | Novembro | Dezembro |
|---|---|---|---|
| Fixas (aluguel, software, contador, plotagem, internet, CAU) | R$ 7.200 | R$ 7.200 | R$ 7.200 |
| Equipe (salário, FGTS, bolsa de estágio) | R$ 7.740 | R$ 7.740 | R$ 7.740 |
| Guia do Simples (9,83% do mês anterior) | R$ 3.735 | R$ 3.480 | R$ 2.261 |
| Pró-labore das sócias | R$ 10.000 | R$ 10.000 | R$ 10.000 |
| Pontuais | R$ 0 | R$ 12.350 (licença anual R$ 9.600 + 1ª parcela do 13º R$ 2.750) | R$ 3.190 (2ª parcela do 13º e FGTS) |
| Total | R$ 28.675 | R$ 40.770 | R$ 30.391 |
A guia de outubro é sobre os R$ 38.000 recebidos em setembro. A de novembro, 9,83% dos R$ 35.400 de outubro. A de dezembro, 9,83% dos R$ 23.000 de novembro.
O saldo, mês a mês:
| Outubro | Novembro | Dezembro | |
|---|---|---|---|
| Saldo inicial | R$ 28.000 | R$ 34.725 | R$ 16.955 |
| + Entradas | R$ 35.400 | R$ 23.000 | R$ 28.200 |
| − Saídas | R$ 28.675 | R$ 40.770 | R$ 30.391 |
| = Saldo final | R$ 34.725 | R$ 16.955 | R$ 14.764 |
Mesmo sem atraso nenhum, o escritório termina o ano com R$ 14.764, menos que um mês de custo fixo com pró-labore (R$ 24.940). A distribuição de lucros, que em meses normais é de R$ 8.000, não cabe neste trimestre.
O que acontece se uma parcela atrasar?
O caixa fica negativo. A parcela de R$ 19.200 da Casa Silva depende de o cliente aprovar o anteprojeto, e a aprovação já está atrasada. Se ela escorregar para janeiro:
| Dezembro (base) | Dezembro (Casa Silva em janeiro) | |
|---|---|---|
| Saldo inicial | R$ 16.955 | R$ 16.955 |
| + Entradas | R$ 28.200 | R$ 9.000 |
| − Saídas | R$ 30.391 | R$ 30.391 |
| = Saldo final | R$ 14.764 | −R$ 4.436 |
Faltam R$ 4.436 no mês do 13º. É por isso que todo fluxo de escritório de projeto precisa de dois cenários: o base e o sem as parcelas que dependem de aprovação.
O que fazer quando o fluxo mostra um buraco?
Agir agora, em outubro, e não em dezembro. As alavancas, da mais barata à mais cara:
- Cobrar o que depende de você. Marque a reunião de aprovação da Casa Silva e mande o material com antecedência. O guia de como apresentar projeto ao cliente ajuda a encurtar a rodada.
- Mudar o gatilho da parcela nos próximos contratos. Parcela por data, com a etapa como referência, em vez de “na aprovação”. O contrato de projeto é o lugar disso.
- Parcelar a despesa anual. A licença de R$ 9.600 em parcelas alivia novembro.
- Segurar a distribuição de lucros, que já ficou de fora.
- Reduzir o pró-labore só em último caso, porque ele mexe no fator R dos meses seguintes. Veja pró-labore do arquiteto.
Quanto deixar de reserva?
Uma referência prática é pelo menos um mês de custo fixo com equipe e pró-labore, mirando em três. No Estúdio Ipê, um mês são R$ 24.940. Com a reserva de um mês, o atraso da Casa Silva vira um susto, não um problema. A reserva é formada com a parte do resultado que não é distribuída, mês a mês.
Modelo de planilha de fluxo de caixa de 90 dias
Monte uma planilha com uma linha por item e uma coluna por mês (ou por semana, se o caixa estiver apertado):
| Coluna | Como preencher |
|---|---|
| Item | Nome da entrada ou saída: “Casa Silva, projeto legal”, “Aluguel” |
| Bloco | Entrada, fixa, equipe, retirada, imposto ou pontual |
| Projeto | Para entradas e despesas de projeto; vazio para as fixas |
| Depende de aprovação? | Sim ou não. É o que monta o cenário pessimista |
| Mês 1, Mês 2, Mês 3 | Valor previsto em cada mês, em regime de caixa |
| Realizado | Preencha quando o mês fechar, para comparar com o previsto |
No pé, quatro linhas de fórmula:
- Saldo inicial: o do extrato no primeiro mês; nos seguintes, o saldo final do anterior.
- Saldo final: saldo inicial + entradas − saídas.
- Saldo sem as parcelas que dependem de aprovação: a mesma conta, filtrando “depende de aprovação? = sim”.
- Folga: saldo final − reserva mínima. Negativo é sinal amarelo.
Atualize toda segunda-feira: dê baixa no que entrou e saiu, ajuste os meses das parcelas que mudaram e olhe as duas últimas linhas.
Como manter o fluxo de caixa sem retrabalho?
A planilha morre quando depende de copiar à mão o que já está no extrato e nos contratos. O que funciona é lançar cada contrato uma vez, com todas as parcelas e vencimentos, e as despesas fixas como recorrentes. A projeção sai desses lançamentos, e a semana se resume a dar baixa.
O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo. No financeiro do Croqui, as parcelas lançadas por projeto e as despesas recorrentes formam o fluxo projetado de 30, 60 ou 90 dias, e a guia do imposto entra sozinha no mês seguinte a cada recebimento. Se você paga o imposto como pessoa física, a lógica é a mesma: o carnê-leão vence no mês seguinte ao recebimento, como explica o guia de arquiteto autônomo: pessoa física ou PJ.
Perguntas frequentes
Como fazer o fluxo de caixa de um escritório de arquitetura?
Comece pelo saldo das contas do escritório hoje. Liste, mês a mês, as parcelas previstas de cada contrato e as saídas: despesas fixas, equipe, guia de imposto do mês anterior, pró-labore e despesas pontuais, como 13º e licenças anuais. O saldo final de um mês é o inicial do seguinte. Depois, refaça a conta tirando as parcelas que dependem de aprovação do cliente.
Qual a diferença entre fluxo de caixa e controle financeiro?
O controle financeiro registra o que já aconteceu e o que está combinado: lançamentos, categorias, baixas e o fechamento do mês. O fluxo de caixa usa esses registros para olhar para frente e responder se vai faltar dinheiro e quando. Sem lançamentos previstos, com vencimento, não existe fluxo de caixa, só extrato.
Por que projetar 90 dias e não o ano inteiro?
Porque 90 dias cobrem uma etapa inteira de um projeto médio e ainda dão tempo de agir: cobrar, renegociar, adiar uma compra ou segurar a distribuição de lucros. A projeção do ano é útil para planejar, mas em escritório de projeto as parcelas de longo prazo mudam com as aprovações. Revise os 90 dias toda semana e o ano a cada trimestre.
O imposto entra no fluxo de caixa no mês do recebimento ou no seguinte?
No seguinte, que é quando a guia vence. No Simples, o DAS de um mês é pago no mês seguinte; no carnê-leão, até o último dia útil do mês seguinte ao recebimento. Mas reserve o valor no dia em que o dinheiro entra: no fluxo, a guia aparece como saída do mês seguinte, calculada sobre os recebimentos do mês anterior.