Quadro de projetos: acompanhamento de projetos de arquitetura por status

Escritório com seis projetos abertos perde mais tempo descobrindo onde cada um está do que fazendo o próximo passo. O acompanhamento de projetos de arquitetura no Croqui junta todos os projetos num quadro só, a partir do que acontece com os entregáveis, sem uma planilha paralela para atualizar.

O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo.

O que o quadro de projetos mostra?

Mostra, para todos os projetos do escritório, quem está com a bola. São quatro grupos e os prazos da semana:

Grupo	Significa
Com você	entregáveis a fazer ou em revisão, trabalho do escritório
Esperando o modelo	entregáveis que precisam do IFC ou do DWG para serem gerados
Aguardando retorno	itens enviados ao cliente, ao engenheiro, à prefeitura ou a um fornecedor
Concluído	itens aprovados
Prazos da semana	prazos de retorno dos envios que vencem nos próximos dias

Cada número leva à lista de projetos filtrada por aquele status. Assim, na segunda-feira, dá para separar o que precisa de trabalho do que precisa de cobrança.

Como funciona o acompanhamento dos projetos?

O status vem dos entregáveis, e os entregáveis mudam de estado quando você ou o cliente fazem algo. O caminho de um item:

1. A fazer. O entregável existe no projeto, como o memorial ou as pranchas.
2. Em revisão. Foi gerado ou produzido e falta conferir. Você marca como revisado.
3. Aguardando retorno. Você usou “Enviar para…”, escolheu o destinatário e o prazo de retorno em dias.
4. Concluído. O cliente aprovou pelo portal de aprovação por link, ou você registrou o retorno que veio por outro canal.

Se o cliente pede ajuste, o item volta para você, com o comentário. Nada conclui sozinho: o quadro só reflete o que de fato aconteceu.

O que aparece no Início?

O Início é a primeira tela do dia. Ele traz:

• Um próximo passo, com o projeto e a ação: revisar, corrigir, cobrar o retorno, gerar um documento ou enviar o modelo. A lista do dia mostra os passos seguintes e o progresso.
• Os números da visão geral, somados em todos os projetos.
• Os projetos em andamento, primeiro os que precisam de você.
• As novidades: respostas de clientes pelo link de aprovação nos últimos 14 dias.
• O resumo do financeiro, para quem tem essa permissão.

O próximo passo sai de regras sobre os status e os prazos. Não é estimativa e não é IA.

E dentro de cada projeto?

A visão geral do projeto mostra os entregáveis agrupados pelos mesmos quatro status, o próximo passo daquele projeto, os prazos de retorno e as últimas atividades. Dá para filtrar por disciplina e, em cada item, abrir, marcar como revisado, enviar, registrar retorno, reabrir a revisão ou ver o histórico.

A lista de todos os projetos tem busca por nome, cliente ou município e filtros por tipo (construção nova, reforma, interiores, regularização) e por status. Cada linha mostra quantos entregáveis estão concluídos e quantos estão atrasados.

O calendário do projeto mostra, por mês ou por semana, as entregas ao cliente, o protocolo na prefeitura, os envios ao engenheiro ou fornecedor e os prazos de retorno, junto com as etapas da obra. Ele só mostra o que aconteceu de fato.

O que entra e o que sai?

Entra	Sai
Projetos com seus entregáveis	Quadro do escritório por status
Revisões marcadas por você	Próximo passo do dia, por regra
Envios com destinatário e prazo de retorno	Prazos da semana e itens atrasados
Respostas pelo link de aprovação ou lançadas à mão	Histórico de cada entregável e novidades no Início

Quais são os limites?

• Não há cronograma das etapas do projeto. O prazo acompanhado é o de retorno de cada envio. O cronograma do Croqui é o da obra, que entra no pacote completo. Como montar o cronograma das etapas está em cronograma de projeto de arquitetura.
• Horas e margem ficam no projeto, não no quadro. O apontamento por etapa, com cronômetro ou à mão, fica na página Horas de cada projeto, e o orçado contra o realizado, no Financeiro do projeto, para projetos que nasceram do orçamento e proposta.
• O status depende das ações registradas. Retorno dado por telefone precisa ser lançado à mão para aparecer.
• O quadro organiza, não decide. Ele mostra o que está pendente; quem prioriza é o escritório.

Para quem é?

Para o escritório pequeno ou com equipe que acompanha vários projetos ao mesmo tempo e quer saber, em um minuto, o que está com quem. Funciona do estudo preliminar ao executivo, e a lógica de etapa e aceite segue a ABNT NBR 16636-1, que condiciona cada etapa ao aceite da anterior.

O método por trás do quadro, com escopo, prazos, horas e aprovação, está no guia de gestão de projetos de arquitetura. Se hoje você usa Trello ou Notion, o post Notion e Trello para arquitetos mostra onde eles param.