Artigo · Gestão de projetos
Notion e Trello para arquitetos: como montar e onde eles param
Equipe Croqui Atualizado em 6 min de leitura
Resposta curta
Notion e Trello servem para arquitetos organizarem projetos como listas e quadros: no Trello, um cartão por projeto com listas por status; no Notion, bancos de projetos, entregáveis e clientes ligados entre si. Funcionam bem para tarefas. Param quando o status depende do documento, da revisão do modelo e da aprovação do cliente.
Como o Croqui resolve isso
O quadro de tarefas para de funcionar quando o status depende do documento e da resposta do cliente. No Croqui, o status vem dos entregáveis do projeto, não de alguém arrastar um cartão.
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Passo 1: Veja o dia no Início
O próximo passo e os números de todos os projetos: com você, esperando o modelo, aguardando retorno e concluído. Eles saem dos entregáveis, com regras fixas, sem estimativa.
Início do escritório -
Passo 2: Filtre todos os projetos
Busque por nome, cliente ou município e filtre por tipo e por status. Cada linha mostra quantos entregáveis estão prontos e quantos atrasados.
Projetos -
Passo 3: Guarde os arquivos no projeto
IFC e DWG com as versões e a pasta do que o Croqui gerou ficam nos documentos do projeto, no mesmo lugar do status e da aprovação.
Documentos do projeto
Este artigo faz parte do guia Gestão de projetos de arquitetura: etapas, prazos, horas e aprovação do cliente .
Notion e Trello para arquitetos são o primeiro passo de muitos escritórios para sair da planilha e do caderno. Funcionam: um quadro com os projetos e seus status já resolve metade da confusão de um escritório pequeno. O problema aparece depois, quando o quadro diz uma coisa e a pasta do projeto diz outra.
Este post mostra como montar os dois para um escritório de arquitetura, que campos usar e onde eles param. Ele faz parte do guia de gestão de projetos de arquitetura.
Como o Trello e o Notion funcionam?
O Trello organiza o trabalho em quadros, listas e cartões que você arrasta entre as listas. O Notion organiza em páginas e bancos de dados, com campos e relações entre eles.
Pela documentação do Trello, o quadro acompanha um projeto ou fluxo, as listas marcam as fases e os cartões são as tarefas, que se movem de uma lista para outra. O Trello também tem outras visões, integrações (Power-Ups) e automação.
Pela central de ajuda do Notion, um banco de dados é uma coleção de páginas, cada item é uma página, e as propriedades (data, status, pessoa) dão contexto. O mesmo banco aparece como tabela, quadro, calendário, lista ou galeria, e as relações ligam um banco a outro.
Como montar um quadro de projetos de arquitetura no Trello?
Um quadro para o escritório, um cartão por projeto e listas pela pergunta que mais importa: com quem está a bola.
| Lista | O que entra |
|---|---|
| Com o escritório | projetos com trabalho nosso pendente |
| Com o cliente | aguardando aprovação ou informação do cliente |
| Com terceiros | engenheiro, prefeitura, fornecedor |
| Pausado | cliente pediu para esperar |
| Concluído | última etapa aceita |
Em cada cartão:
- Título: nome do projeto e etapa atual (“Casa Silva · anteprojeto”).
- Etiquetas: tipo de projeto (construção nova, reforma, interiores).
- Data de entrega: o próximo prazo, seja do escritório ou de retorno.
- Checklist: os entregáveis da etapa atual.
- Membros: o responsável.
Listas por etapa (estudo, anteprojeto, legal, executivo) parecem naturais, mas escondem o que importa: um projeto parado no anteprojeto pode estar com você ou esperando o cliente há três semanas.
Como montar a gestão de projetos no Notion?
Com três bancos ligados por relação: projetos, entregáveis e clientes. Assim o mesmo dado aparece em várias visões sem ser digitado duas vezes.
| Banco | Propriedades | Visões úteis |
|---|---|---|
| Projetos | nome, cliente (relação), tipo, etapa, responsável, data de início | quadro por etapa, tabela filtrada por responsável |
| Entregáveis | nome, projeto (relação), etapa, status, prazo de retorno, enviado para, aprovado em | quadro por status, calendário por prazo |
| Clientes | nome, contato, projetos (relação) | lista |
Para o status do entregável, use quatro estados: a fazer, em revisão, aguardando retorno, concluído. Na visão de quadro do banco de entregáveis, filtrada por “aguardando retorno” e ordenada por prazo, aparece a lista de quem cobrar hoje.
Dá para acrescentar um banco de apontamentos de horas, com projeto, etapa, pessoa e horas, e somar por relação no projeto. Como fazer isso sem virar burocracia está em controle de horas no escritório de arquitetura.
E o ClickUp, o Asana e os outros?
Seguem a mesma lógica: tarefas com responsável, prazo e status, vistas em lista, quadro, calendário ou linha do tempo. Mudam o nível de detalhe e o preço, não a natureza. Para um escritório de arquitetura, a escolha entre eles pesa menos do que a estrutura que você monta dentro: com quem está a bola, etapas iguais às do contrato e prazo de retorno em todo envio.
Antes de trocar de ferramenta, confira se o problema é a ferramenta ou o hábito. Se ninguém atualiza o Trello, ninguém vai atualizar o ClickUp.
Onde o Notion e o Trello param?
Param onde o projeto de arquitetura deixa de ser lista de tarefas e passa a ser documento. O cartão não sabe o que é uma prancha, uma revisão do modelo ou uma aprovação do cliente.
Os limites que aparecem primeiro:
- O status depende de alguém atualizar. O memorial foi revisado, mas ninguém mexeu no cartão. Na reunião de segunda, o quadro está errado e ninguém confia nele.
- O arquivo mora em outro lugar. O cartão aponta para uma pasta. Quando o modelo muda, o quadro não sabe quais documentos ficaram desatualizados.
- A aprovação do cliente fica no WhatsApp. O Notion pode guardar a data, mas não a resposta do cliente ligada à versão que ele viu.
- Cada envio é digitado duas vezes. Uma no e-mail para o cliente, outra no cartão.
- A montagem é trabalho seu. Template, campos, relações e automações precisam de alguém para manter. Em escritório pequeno, é o sócio, à noite.
A ABNT NBR 16636-1:2017 trata o aceite dos documentos de cada etapa como condição para a etapa seguinte. Essa é a informação que mais precisa ser confiável, e é a que a ferramenta de tarefas guarda com menos contexto.
Quando o Notion ou o Trello ainda é a melhor escolha?
Quando o escritório tem uma ou duas pessoas, poucos projetos ao mesmo tempo e precisa só de uma lista visível do que fazer. Também quando o que falta é hábito, não ferramenta: um quadro simples, revisado toda semana, ensina a equipe a pensar em status e prazos.
Se o escritório ainda está na planilha, o post planilha ou software no escritório de arquitetura mostra os sinais de que ela deixou de dar conta. Para comparar as categorias de sistema, com os critérios de escolha, o guia é software de gestão para escritório de arquitetura.
O que muda quando o status vem do documento?
O quadro deixa de ser um lugar a mais para atualizar. O entregável muda de estado quando é revisado, enviado ou aprovado, e o quadro do escritório mostra isso sozinho.
O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo. No quadro de projetos do Croqui, cada projeto aparece como com você, esperando o modelo, aguardando retorno ou concluído, a partir dos entregáveis, e a resposta do cliente pelo link de aprovação atualiza o quadro.
Erros comuns ao usar Notion e Trello no escritório
- Listas por etapa, que escondem quem está com a bola.
- Template pronto sem adaptar às etapas e entregáveis do escritório.
- Aprovação do cliente fora do sistema.
- Ninguém responsável por manter o quadro.
- Montar tudo antes de usar. Comece com o mínimo e acrescente o que fizer falta.
Perguntas frequentes
Notion ou Trello: qual é melhor para escritório de arquitetura?
O Trello é mais simples: um quadro com listas e cartões, bom para ver o andamento dos projetos de relance. O Notion é mais flexível: bancos de dados com campos e relações, bom para ligar projetos, entregáveis e clientes. Para uma pessoa com poucos projetos, o Trello basta. Para equipe que quer prazos, responsáveis e filtros por etapa, o Notion aguenta mais, com mais trabalho de montagem.
Existe template de Notion para arquitetura?
Existem vários, gratuitos e pagos, feitos pela comunidade. Antes de adotar um, confira se ele tem o que o escritório precisa: projetos com etapa e responsável, entregáveis com status e prazo de retorno, clientes ligados aos projetos e um lugar para registrar aprovações. Template que só tem tarefas genéricas acaba adaptado à mão em poucas semanas.
Dá para controlar horas no Trello ou no Notion?
Dá, com campos manuais ou integrações. No Notion, um banco de apontamentos com projeto, etapa, pessoa e horas, somado por relação, resolve. No Trello, é preciso um Power-Up de terceiros. O desafio não é a ferramenta, é a disciplina de apontar todo dia. O controle de horas funciona melhor quando fica no mesmo lugar onde a pessoa já trabalha.
Quando trocar o Notion ou o Trello por um software de gestão?
Quando atualizar o quadro passa a tomar tempo toda semana, quando o status no quadro e o arquivo real divergem, ou quando você precisa provar o que o cliente aprovou e em qual versão. Esses são sinais de que a ferramenta de tarefas não sabe o que é um documento de projeto. O guia de software de gestão compara as categorias de sistema.