Artigo · Organização do escritório
Planilha ou software no escritório de arquitetura: quando a planilha deixa de dar conta
Equipe Croqui Atualizado em 6 min de leitura
Resposta curta
Planilha para escritório de arquitetura funciona bem com uma ou duas pessoas, poucos projetos e alguém que mantém tudo em dia. Ela deixa de dar conta quando a mesma informação é digitada em dois lugares, quando duas pessoas editam ao mesmo tempo ou quando ninguém confia mais no número. Aí um software passa a economizar tempo.
Como o Croqui resolve isso
A planilha cansa quando você digita de novo o que já existe em outro lugar: o extrato do banco, o relatório do contador, as áreas do modelo. No Croqui, esses números entram uma vez e saem prontos.
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Passo 1: Importe o extrato em vez de digitar
Arraste o OFX ou o CSV do banco. Cada transação vem com a categoria sugerida pela regra que você já usou e você confirma em lote.
Extrato e conciliação -
Passo 2: Feche o mês com o relatório
Receitas e despesas por categoria, previsto e realizado e as retiradas, com PDF, planilha para o contador e os comprovantes do mês num ZIP.
Relatório mensal -
Passo 3: Tire o quadro de áreas do modelo
Área construída, computável e não computável por pavimento e os índices saem do IFC ou do DWG, e acompanham a revisão do modelo sem redigitar.
Quadro de áreas legal
Este artigo faz parte do guia Como organizar escritório de arquitetura: projetos, documentos, prazos e dinheiro num sistema só .
A planilha para escritório de arquitetura é o primeiro sistema de quase todo arquiteto, e com razão: é barata, flexível e todo mundo sabe usar. O problema não é a planilha. É o momento em que ela continua sendo usada depois de deixar de dar conta, e o escritório passa a gastar mais tempo mantendo a planilha do que trabalhando com o que ela mostra.
Este post mostra o que a planilha controla bem, os sinais de que ela chegou no limite, como montar a planilha de custos do escritório, onde ela mais gera erro e como migrar para um software sem perder nada. O contexto está no guia de como organizar escritório de arquitetura.
O que dá para controlar com planilha no escritório de arquitetura?
Quase tudo, no começo. Lista de projetos, caixa, custos fixos, horas e orçamento cabem em planilha. A pergunta é quanto trabalho cada uma dá para manter e quanto ela depende de digitar o que já existe em outro lugar.
| Planilha | Para que serve | Esforço para manter | Onde costuma falhar |
|---|---|---|---|
| Lista de projetos | etapa, responsável, prazo | baixo | ninguém atualiza o status |
| Fluxo de caixa | parcelas previstas e recebidas | médio | redigitar o extrato do banco |
| Custos fixos | custo-hora do escritório | baixo, mensal | esquecer custo anual ou eventual |
| Horas por projeto | orçado contra realizado | alto | a equipe não aponta |
| Quadro de áreas | áreas e índices | alto a cada revisão | área da versão anterior |
As duas primeiras resolvem o básico. As outras só valem a pena quando alguém vai usar o número para decidir preço, prazo ou equipe.
Quando a planilha funciona bem?
Com uma ou duas pessoas, poucos projetos ao mesmo tempo e alguém disciplinado que atualiza tudo sempre no mesmo dia. Nesse cenário, um sistema pode dar mais trabalho do que tira.
Planilha bem montada tem algumas regras:
- Um arquivo só, num lugar só. Planilha online compartilhada, nunca uma cópia no computador de cada um.
- Uma aba por assunto. Projetos numa, caixa noutra, custos noutra.
- Listas fechadas onde der. Status, etapa e categoria escolhidos de uma lista, não digitados.
- Datas no formato da planilha, não como texto, para ordenar e filtrar.
- Fórmulas protegidas. Quem lança não mexe na conta.
Quando a planilha deixa de dar conta?
Quando ela começa a custar mais do que economiza. Os sinais aparecem antes de alguém admitir:
- A mesma informação em dois lugares. A parcela está na planilha e no banco, e as duas não batem.
- Ninguém sabe qual versão é a certa. “Usa a do drive, não a que eu mandei.”
- Uma pessoa só sabe atualizar. Quando ela sai de férias, o controle para.
- O fechamento do mês leva uma tarde. Conferir extrato, separar categoria, juntar comprovante.
- Não dá para responder quanto um projeto rendeu sem montar uma planilha nova.
- O cliente aprova por mensagem e a planilha não tem onde guardar.
- Dado pessoal do cliente circula em cópias. A LGPD limita o tratamento ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III), e cada cópia da planilha com CPF e endereço é um risco a mais.
Com dois ou mais sinais, vale testar um sistema. O guia de software de gestão para escritório de arquitetura mostra os tipos e como comparar.
Como montar a planilha de custos do escritório de arquitetura?
Somando tudo o que o escritório gasta por mês, incluindo o que é anual dividido por 12, e dividindo pelas horas produtivas. O resultado é o custo-hora, o piso de qualquer preço.
Um exemplo. Um escritório de 3 pessoas em Curitiba, com 8 projetos ativos:
| Custo mensal | Valor |
|---|---|
| Pró-labore da sócia | R$ 7.000 |
| Salário e encargos do arquiteto | R$ 6.500 |
| Bolsa da estagiária | R$ 1.800 |
| Aluguel e condomínio | R$ 2.200 |
| Licenças de software (anual ÷ 12) | R$ 1.600 |
| Contador, internet, telefone e outros | R$ 900 |
| Total | R$ 20.000 |
Com cerca de 300 horas produtivas no mês (as horas em projeto, sem reunião interna e administrativo), o custo-hora é R$ 20.000 ÷ 300 = R$ 66,67, antes de imposto e margem. Qualquer proposta que pague menos do que isso pelas horas estimadas dá prejuízo.
O cálculo completo da hora, com imposto e margem, está em hora técnica do arquiteto. Como o custo-hora entra no preço, ao lado dos critérios da Tabela de Honorários do CAU/BR, está em quanto cobrar por projeto de arquitetura.
Planilha de fluxo de caixa: o que ela precisa ter?
Uma linha por parcela e por despesa, com vencimento, valor, projeto, categoria e situação (prevista, recebida ou paga). Com isso, a planilha mostra o saldo previsto dos próximos 90 dias, e é esse número que evita surpresa.
A conta do escritório separada da pessoal é condição para a planilha valer alguma coisa. O Sebrae-SP orienta abrir uma conta só para a empresa e definir um pró-labore fixo. O guia de fluxo de caixa do escritório de arquitetura mostra como projetar os 90 dias com parcelas de projeto, e o de controle financeiro de escritório de arquitetura cobre o resto, do caixa ao imposto. O verbete fluxo de caixa resume o conceito.
Onde a planilha mais gera erro no projeto?
No quadro de áreas e nos quadros do projeto, porque eles mudam a cada revisão do modelo. A conta é simples; o erro está em digitar de novo as áreas, esquecer um ambiente ou usar o número da versão anterior.
Se o quadro fica em planilha, crie uma conferência automática: a soma das áreas por pavimento precisa bater com a área total que o modelo informa. O guia de quadro de áreas: como calcular mostra as fórmulas e o que muda de cidade para cidade.
Como migrar da planilha para um software sem perder dados?
Por partes, começando pelos projetos ativos, e mantendo a planilha antiga como arquivo. Ninguém precisa migrar cinco anos de histórico no primeiro dia.
- Escolha uma frente. Caixa ou projetos, o que mais dói.
- Migre só o que está em andamento. Projetos ativos e parcelas a receber.
- Rode em paralelo por um mês. Lance nos dois e compare no fim do mês.
- Congele a planilha. Depois do mês, ela vira histórico, só leitura.
- Passe para a próxima frente.
O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo. No financeiro, ele importa o extrato do banco em OFX ou CSV em vez de pedir redigitação, sugere a categoria pela regra que você já usou e liga cada lançamento ao projeto.
Perguntas frequentes
Quais planilhas um escritório de arquitetura precisa ter?
Cinco cobrem o básico: lista de projetos com etapa, responsável e prazo; fluxo de caixa com as parcelas previstas e recebidas de cada projeto; custos fixos do escritório, para calcular o custo-hora; apontamento de horas por projeto e etapa; e uma planilha de orçamento para montar propostas. Comece pelas duas primeiras. As outras só valem quando alguém vai usar o número para decidir.
Excel ou Google Planilhas para escritório de arquitetura?
O que a equipe já usa. Para controles compartilhados, como a lista de projetos e o fluxo de caixa, uma planilha online que várias pessoas abrem ao mesmo tempo evita a cópia desatualizada no computador de alguém. Para cálculos pesados e modelos que uma pessoa só mantém, o programa instalado também funciona. O que importa é ter um arquivo só, num lugar só, com histórico de versões.
Quando trocar a planilha por um sistema?
Quando ela começar a custar mais do que economiza. Os sinais mais comuns são digitar a mesma informação em dois lugares, como a parcela na planilha e no banco, perder tempo descobrindo qual versão está certa, depender de uma pessoa só para atualizar e não conseguir responder rápido quanto cada projeto rendeu. Com dois ou mais desses sinais, vale testar um sistema com um projeto real.
Dá para fazer o quadro de áreas em planilha?
Dá, e muitos escritórios fazem. O problema não é a conta, que é simples, mas digitar as áreas de novo a cada revisão do modelo, com risco de esquecer um ambiente ou usar a área da versão anterior. Se o quadro sai do modelo, ele acompanha a revisão sem redigitação. Se fica em planilha, crie uma conferência: a soma das áreas por pavimento precisa bater com a área total do modelo.