Controle de horas no escritório de arquitetura: como apontar sem virar burocracia

Controle de horas no escritório de arquitetura soa como burocracia até o dia em que um projeto fecha no prejuízo e ninguém sabe dizer em qual etapa. O anteprojeto orçado em 90 horas levou 140? A culpa foi das revisões ou da estimativa? Sem horas apontadas, a resposta é palpite.

Este post mostra o que apontar, como fazer isso em poucos minutos por dia e como usar o dado. Ele faz parte do guia de gestão de projetos de arquitetura.

Por que controlar horas no escritório de arquitetura?

Porque a hora é o que o escritório vende. Sem saber quantas horas cada etapa consumiu, não dá para saber se o preço pagou o trabalho, nem para orçar o próximo projeto com números reais.

O Módulo I da Tabela de Honorários do CAU/BR, no item 6.2.2.1, diz que cabe a quem orça estimar as horas de cada profissional e evitar, prioritariamente, o subdimensionamento da carga de trabalho, que no fim do contrato resulta em prejuízo. A única fonte confiável para essa estimativa é o histórico do próprio escritório.

O apontamento serve a quatro decisões:

1. Orçar melhor: horas reais por etapa em projetos parecidos.
2. Cobrar o que saiu do escopo: revisão extra e aditivo com horas medidas.
3. Medir o lucro de cada projeto: horas vezes custo-hora, contra o que foi recebido.
4. Calcular o custo-hora: a parte do mês que de fato vai para projeto.

O que apontar no controle de horas?

Quatro campos bastam: data, projeto, etapa e horas. Acrescente a atividade só se você vai usá-la para orçar. Quanto mais campos, menos gente aponta.

Modelo de planilha de apontamento:

Data	Pessoa	Projeto	Etapa	Atividade	Horas
06/10	Ana	Casa Silva	Anteprojeto	modelagem	3,5
06/10	Ana	Casa Silva	Anteprojeto	reunião com cliente	1,5
06/10	Ana	Interno	Comercial	proposta Apto Moema	2,0
06/10	Bruno	Clínica Centro	Projeto legal	pranchas da prefeitura	6,0

Três regras deixam a planilha útil:

• Etapas iguais às da proposta. Se a proposta tem estudo, anteprojeto, legal e executivo, o apontamento usa as mesmas. Assim, orçado e realizado se comparam linha a linha.
• Um projeto “Interno” para comercial, administração, financeiro e estudo. Essas horas não são de nenhum cliente, mas precisam aparecer.
• Blocos de meia hora. Precisão de minuto não muda nenhuma decisão.

Cronômetro ou apontamento no fim do dia?

Os dois funcionam. O cronômetro mede melhor, mas depende de lembrar de ligar e desligar. O fim do dia é mais rápido e preciso o bastante para orçar.

Forma	Vantagem	Risco
Cronômetro	precisão, nada esquecido	cronômetro ligado durante o almoço
Fim do dia	3 a 5 minutos, sem interromper o trabalho	arredondar demais
Fim da semana	nenhuma	o dado vira estimativa

O que não funciona é deixar para sexta-feira ou para o fim do mês. A memória arredonda, e a reunião de duas horas vira “uma manhã de anteprojeto”.

Como comparar horas orçadas e gastas?

Uma vez por semana, some as horas por projeto e etapa e ponha ao lado do orçado. O dado mais útil é a etapa em andamento: quanto já foi gasto e quanto falta para entregar.

Exemplo da Casa Silva, uma casa de 180 m² orçada a partir da proposta comercial:

Etapa	Orçado	Gasto	Situação
Levantamento e programa	16 h	14 h	concluída
Estudo preliminar	50 h	68 h	concluída, 3 rodadas de revisão
Anteprojeto	90 h	70 h	em andamento, memorial e fachadas pendentes

O estudo estourou 18 horas por causa de uma terceira rodada de revisão que o contrato não incluía. Duas decisões saem daí: cobrar a rodada extra, se o contrato prevê, e ajustar a estimativa do estudo nas próximas propostas. No anteprojeto, 70 de 90 horas foram gastas com duas entregas pendentes: é hora de avisar o cliente sobre o prazo ou rever a ordem das tarefas.

A conta do lucro do projeto inteiro, com receita, imposto, horas e despesas, está em rentabilidade de projetos de arquitetura.

Como as horas viram custo?

Multiplique as horas pelo custo-hora de quem trabalhou. As 68 horas do estudo, a um custo-hora de R$ 75, custaram R$ 5.100 ao escritório. Se a etapa foi vendida por R$ 5.500, a margem quase sumiu.

O custo-hora é o custo mensal do escritório dividido pelas horas produtivas. As horas do projeto “Interno” são o que separa horas produtivas de horas totais. O cálculo completo, com um exemplo, está em hora técnica do arquiteto.

Como fazer a equipe apontar sem resistência?

Mostre para que serve, mostre o resultado e simplifique ao máximo. Equipe que vê o apontamento virar proposta melhor aponta; equipe que vê o apontamento virar cobrança, não.

1. Explique o objetivo: orçar melhor e cobrar o que sai do escopo, não vigiar.
2. Comece pelos sócios. Se quem orça não aponta, ninguém aponta.
3. Um minuto por dia, no fim do expediente, com os quatro campos.
4. Mostre o resultado na reunião semanal: “o estudo estourou porque fizemos uma rodada a mais; vamos cobrar”.
5. Não use para avaliar desempenho individual nos primeiros meses. Senão o dado vira o que a pessoa acha que o chefe quer ver.

Onde fazer o controle de horas?

Numa planilha compartilhada, num aplicativo de apontamento ou no sistema onde o projeto já está. Quanto mais perto do lugar onde a pessoa trabalha, mais ela aponta.

Planilha resolve no começo. Aplicativo genérico de timesheet mede bem, mas fica separado do orçamento e do projeto, e alguém precisa juntar os números no fim do mês. Se a gestão dos projetos está no Notion, um banco de apontamentos ligado aos projetos funciona, como mostra o post sobre Notion e Trello para arquitetos.

O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo. Nele, o apontamento é feito por projeto e etapa, com cronômetro ou à mão, e o custo das horas de cada etapa é comparado com o que foi previsto no orçamento e proposta. Quando três ou mais etapas concluídas mostram que uma atividade leva bem mais ou bem menos que o tempo padrão, o Croqui sugere o ajuste para o próximo orçamento. Os entregáveis de cada etapa seguem no quadro de projetos.

Erros comuns no controle de horas

1. Etapas do apontamento diferentes das da proposta. Não dá para comparar.
2. Não apontar o tempo interno. O custo-hora sai baixo.
3. Apontar no fim do mês.
4. Campos demais.
5. Apontar e nunca olhar. O dado só vale quando muda o próximo orçamento.