Organização de pastas e arquivos de projeto de arquitetura: estrutura e nomenclatura

A organização de pastas e arquivos de projeto é a parte menos glamourosa do escritório e a que mais custa quando falha. A prefeitura recebe a prancha errada, a obra executa a revisão velha, o cliente aprova uma versão que já mudou. Quase sempre o problema não é falta de cuidado: é falta de regra. Cada pessoa salva do seu jeito, e “final_v3_agora_vai.pdf” vira padrão.

Este post traz uma estrutura de pastas que funciona para escritório pequeno, um padrão de nomes baseado nas diretrizes da AsBEA, o controle de versão entre trabalho e emissão e o que fazer com o modelo BIM. A organização do escritório como um todo está no guia de como organizar escritório de arquitetura.

Como organizar as pastas de um projeto de arquitetura?

Com uma pasta por projeto e, dentro dela, uma subpasta por etapa, mais três pastas fixas: o que veio do cliente, o que veio dos engenheiros e o que foi emitido. A estrutura é a mesma em todo projeto, do primeiro ao último.

2026-014_CasaBatel/
  00_Cliente/          contrato, briefing, fotos, matrícula
  01_Levantamento/
  02_Estudo/
  03_Anteprojeto/
  04_Legal/
  05_Executivo/
  90_Emitidos/         só PDF, com revisão no nome
  99_Recebidos/        complementares, topografia, sondagem

Três detalhes fazem diferença:

• Numerar as pastas. O número fixa a ordem e deixa as pastas na sequência das etapas, independentemente do nome.
• Separar emitido de trabalho. A pasta de emitidos tem só PDFs congelados. Ninguém edita nada ali.
• Separar recebido de produzido. Arquivo do engenheiro não se mistura com arquivo do escritório, porque a revisão dele segue o controle dele.

As etapas seguem a sequência usual do projeto (levantamento, estudo preliminar, anteprojeto, legal e executivo), detalhada no guia de etapas do projeto de arquitetura. Projeto só de interiores pode ter menos pastas, mas a lógica é a mesma.

Qual a estrutura de pastas do escritório inteiro?

No nível do escritório, separe o que é projeto do que é do escritório: projetos, biblioteca, modelos e administrativo. O financeiro e os dados pessoais dos clientes ficam numa área com acesso restrito.

Pasta	O que guarda	Quem acessa
Projetos	uma pasta por projeto, ano e código no nome	equipe
Biblioteca	detalhes, famílias, especificações, textos de memorial	equipe
Modelos	template de projeto, carimbo, papel timbrado, proposta	equipe, com edição só do responsável
Administrativo	contratos assinados, documentos do escritório	sócios
Financeiro	notas, comprovantes, guias	sócios e contador

O código do projeto (2026-014: ano e número sequencial) resolve dois problemas: ordena os projetos no tempo e evita depender do nome do cliente, que se repete e muda.

Como nomear arquivos de projeto de arquitetura?

Com campos curtos e fixos, sempre na mesma ordem, separados por sublinhado. O nome precisa dizer de que projeto é, de que disciplina, de que fase e de que revisão, sem abrir o arquivo.

A referência mais usada no Brasil são as Diretrizes Gerais para Intercambialidade de Projetos em CAD, da AsBEA, a associação dos escritórios de arquitetura. O manual de padronização de projetos em CAD publicado em Goiânia pelo Sinduscon-GO e pelo SENAI, com a prefeitura e o IAB-GO, adapta essas diretrizes e mostra os campos:

Campo	Formato	Exemplos
Cliente ou obra	até 8 caracteres	2026-014, BATEL
Disciplina	3 letras	ARQ (arquitetura), STR (estrutura), ELE (elétrica), HID (hidráulica)
Fase	2 letras	LV (levantamento), EP (estudo preliminar), AP (anteprojeto), PL (legal), PE (executivo)
Conteúdo	curto	PLANTAS, CORTES, MEMORIAL
Revisão	3 caracteres	R00, R01, R02

Um arquivo emitido fica assim: 2026-014_ARQ_PL_PLANTAS_R02.pdf. Quem recebe sabe que é a segunda revisão das plantas do projeto legal de arquitetura do projeto 14 de 2026. O mesmo manual recomenda pôr o nome do arquivo no carimbo, para quem tem a folha impressa achar o arquivo.

Regras que evitam dor de cabeça:

• Sem espaço e sem acento. Alguns sistemas e servidores quebram com eles.
• Sem “final”, “novo”, “corrigido”. A revisão diz qual é a mais nova.
• Data no formato ano-mês-dia quando precisar de data (2026-10-05), porque ordena certo.

Como controlar a versão dos arquivos de projeto?

Separando o arquivo de trabalho do arquivo emitido. O de trabalho tem um nome só e é salvo por cima. O emitido é um PDF congelado, com a revisão no nome e registrado na tabela de revisões do carimbo.

	Arquivo de trabalho	Arquivo emitido
Nome	fixo, sem revisão	com revisão (R00, R01)
Formato	o do software (RVT, PLN, DWG)	PDF, às vezes DWG e IFC
Quem edita	a equipe	ninguém, nunca
Onde fica	pasta da etapa	90_Emitidos
Histórico	o da nuvem ou do servidor	a própria sequência de revisões

A revisão começa em R00 na primeira emissão e sobe a cada envio que muda o conteúdo. Cada revisão entra na tabela do carimbo com data e uma linha sobre o que mudou. A ABNT NBR 6492:2021 trata da documentação técnica do projeto, e a NBR 16752:2020, da apresentação em folhas de desenho. O guia de pranchas ABNT, carimbo e escalas mostra o carimbo, e o de revisão de projeto de arquitetura mostra como numerar e comunicar cada rodada.

E o modelo BIM, como organizar?

Um modelo de trabalho por disciplina, com nome fixo, e uma exportação congelada a cada emissão. O IFC exportado para o engenheiro ou para outra ferramenta segue a mesma regra do PDF: vai para a pasta de emitidos com a revisão no nome.

A ABNT NBR ISO 19650-1 organiza a informação do BIM num ambiente comum de dados, em que a informação passa por estados: em trabalho, compartilhada e publicada. Escritório pequeno não precisa implantar a norma inteira para usar a ideia: o que está em trabalho não sai do escritório, o que foi compartilhado tem revisão, e o que foi publicado não muda. O guia de como exportar IFC do Revit e do ArchiCAD mostra a exportação.

Um exemplo de antes e depois

Um escritório de 3 pessoas em Curitiba, com 8 projetos ativos, tinha uma pasta por cliente, sem subpastas fixas. Na pasta de uma casa havia 41 PDFs na raiz, entre eles “plantas final.pdf”, “plantas final rev.pdf” e “plantas prefeitura OK.pdf”. A estagiária mandou para a prefeitura a versão errada, e o protocolo voltou com exigência de algo que já tinha sido corrigido.

A mudança levou uma tarde por projeto ativo: estrutura numerada, os PDFs emitidos renomeados no padrão e movidos para a pasta de emitidos, os demais para as pastas das etapas. Projetos concluídos ficaram como estavam. A regra nova ficou escrita numa página no manual do escritório, que o guia de processos do escritório de arquitetura ajuda a montar.

Onde guardar: nuvem, servidor ou sistema?

Onde a equipe inteira acessa a mesma pasta, com histórico de versões e backup. Para escritório pequeno, um drive na nuvem com pasta compartilhada resolve. O cuidado é com permissão: a pasta de emitidos e a de modelos só devem ser editadas por quem responde por elas.

Quando o modelo é a fonte dos documentos, uma parte do controle de versão pode sair das pastas. O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo. Cada modelo novo vira a revisão seguinte, os documentos do projeto guardam as versões, e a tela de revisões mostra o que mudou entre um modelo e outro.

Erros comuns na organização de arquivos

1. Pasta por pessoa em vez de pasta por projeto. Quando a pessoa sai, o arquivo some com ela.
2. Editar o PDF emitido. Se mudou, é outra revisão.
3. Revisão sem registro. R03 no nome e nada na tabela do carimbo não diz o que mudou.
4. Arquivo recebido misturado com o produzido. A revisão do engenheiro se perde.
5. Mudar o padrão a cada projeto. O padrão vale porque é igual em todos.