# Sistema para escritório de arquitetura: projetos, documentos, cliente e caixa num lugar

> Um sistema para escritório de arquitetura precisa ligar tudo ao projeto. No Croqui, cada projeto junta o status, os documentos com versão, a aprovação do cliente por link e os lançamentos do financeiro. O Início soma todos os projetos e mostra o que está com você, o que espera o cliente e os prazos da semana.

Atualizado em: 2026-10-05
URL: https://croquii.com/recursos/gestao-do-escritorio

O escritório de arquitetura perde tempo procurando: o status do projeto está numa planilha, a última versão numa pasta, a aprovação do cliente no WhatsApp e o recebimento no extrato do banco. Um sistema para escritório de arquitetura só resolve isso se juntar as quatro coisas em volta do projeto, e não em quatro telas que não conversam.

O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo. Em volta do pacote, ele organiza o escritório: projetos, documentos, cliente, equipe e caixa.

## O que o sistema faz na gestão do escritório?

Liga tudo ao projeto e soma os projetos numa tela. Você abre o Início e sabe o que fazer hoje; abre um projeto e sabe em que pé ele está, sem perguntar a ninguém.

- **Início.** O próximo passo do dia e os projetos agrupados em com você, esperando o modelo, aguardando retorno e concluído, com os prazos da semana. Quando o retorno de um cliente passa do prazo, o lembrete aparece ali.
- **Projetos.** A lista de todos os projetos, com busca por nome, cliente ou município e filtro por tipo e status. Cada projeto tem uma visão geral com os entregáveis por status, o próximo passo, os prazos e a atividade recente.
- **Documentos.** Um drive por projeto, com pastas. Arquivo com o mesmo nome na mesma pasta vira a versão seguinte, e o que o Croqui gera e exporta também fica salvo ali.
- **Cliente.** O cadastro de proprietários e contratantes e a [aprovação do cliente por link](https://croquii.com/recursos/aprovacao-do-cliente), sem cadastro para quem recebe: cada item aprovado ou devolvido com comentário, nome, data e a revisão.
- **Equipe e acessos.** Quem assina os projetos, com conselho, registro e RRT ou ART, e quem entra no sistema, por convite e com papel.
- **Padrão do escritório.** Identidade visual dos documentos, biblioteca de especificações, regras de layout e o tom do memorial, valendo para todo projeto.

## Como funciona o financeiro ligado ao projeto?

Cada recebimento e cada despesa podem ser lançados no projeto, e a visão geral mostra o caixa do escritório e o que falta receber de cada projeto. O controle é de regra, não de IA: nada é decidido sem você confirmar.

1. **Lance as parcelas do projeto.** Previstas, com vencimento, parceladas ou recorrentes. Ao receber, dê baixa, inteira ou parcial, e anexe o comprovante.
2. **Separe as contas.** Contas e cartões da empresa ficam separados das contas pessoais, que não entram no caixa do escritório. Pró-labore e retiradas são transferências para a conta pessoal, como orienta o [Sebrae-SP](https://sp.agenciasebrae.com.br/cultura-empreendedora/sebrae-sp-explica-a-importancia-de-empreendedores-separarem-as-contas-pessoais-das-empresariais/).
3. **Importe o extrato.** OFX ou CSV do banco. Cada transação vem com a categoria sugerida pela regra que você já usou, e você confirma em lote.
4. **Provisione o imposto.** Você informa a alíquota efetiva que o contador passou; a cada recebimento, o Croqui provisiona o imposto, e a guia do mês vira uma saída prevista.
5. **Feche o mês.** O relatório traz receitas e despesas por categoria, previsto e realizado e as retiradas, com o PDF, a planilha para o contador e os comprovantes num ZIP.

Na visão geral, os gráficos respondem às perguntas do sócio: o fluxo de caixa com o saldo previsto, quanto falta receber por projeto nos próximos 90 dias, há quanto tempo está atrasado, para onde vai o dinheiro no mês e o que vence nos próximos 14 dias. O verbete [fluxo de caixa](https://croquii.com/glossario/fluxo-de-caixa) explica o conceito, e a página do [financeiro](https://croquii.com/recursos/financeiro) detalha cada tela.

## O que entra e o que sai?

| Entra | Sai |
|---|---|
| Projetos, com tipo, cliente e etapa | Início com o dia do escritório e os prazos da semana |
| Arquivos do projeto (plantas, contratos, fotos) | Documentos com versão, no projeto |
| Itens enviados para aprovação | Respostas do cliente por item, com nome, data e revisão |
| Equipe, clientes e acessos | Quem assina cada projeto e quem vê o quê |
| Lançamentos, extrato OFX ou CSV, alíquota do contador | Caixa, a receber por projeto, provisão de imposto, relatório para o contador |
| Orçamento por etapa, horas apontadas | Proposta por link, contrato assinado no portal, orçado contra realizado |

## Quais são os limites?

- **Não emite nota fiscal.** A nota sai do sistema da prefeitura ou pelo contador; o arquivo pode ser anexado ao lançamento.
- **Não calcula o regime tributário.** O imposto é provisionado pela alíquota que você informa. O anexo do Simples e o fator R ficam com o contador.
- **Orçado contra realizado só nos projetos com contrato.** A rentabilidade por etapa vale para projetos que nasceram de um orçamento aprovado e assinado no [orçamento e proposta](https://croquii.com/recursos/orcamento-e-proposta).
- **Não é sistema de obra.** Tem o cronograma da obra que entra no pacote, mas não diário, compras nem medição.
- **Está em beta aberto**, com cadastro gratuito e sem preço definido.

O acesso de cada pessoa da equipe é definido por você, o que ajuda a cumprir o princípio da necessidade da [LGPD](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm) (art. 6º, III): cada um vê só o que precisa.

## Para quem é?

Para o escritório pequeno que já passou do ponto em que tudo cabe na cabeça de uma pessoa e para o arquiteto autônomo que quer parar de juntar informação de quatro lugares. Serve igual para arquitetura e interiores.

Se você ainda está decidindo como organizar, o guia de [como organizar escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/como-organizar-escritorio-de-arquitetura) mostra as frentes e um plano de 30 dias. Se está comparando ferramentas, o de [software de gestão para escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/software-de-gestao-para-escritorio-de-arquitetura) traz os tipos e uma tabela de critérios. Cada projeto também tem o seu [RRT](https://croquii.com/glossario/rrt), e a equipe com registro e RRT fica cadastrada uma vez para todos os projetos.

## Perguntas frequentes

### O que o Croqui organiza no escritório de arquitetura?

Os projetos, com status e próximo passo; os documentos de cada projeto, com versão; a aprovação do cliente por link, registrada com a revisão; a equipe, com quem assina e quem tem acesso; a biblioteca do escritório, com especificações, regras de layout e o tom do memorial; e o financeiro, com lançamentos ligados ao projeto, contas, extrato, impostos provisionados, relatório mensal, orçamento com proposta e contrato e horas por etapa. Tudo gira em torno do projeto, que é onde o trabalho acontece.

### O financeiro do Croqui emite nota fiscal?

Não. A nota fiscal continua saindo do sistema da prefeitura ou pelo contador, e você pode anexar o arquivo ao lançamento. O financeiro cuida do controle: parcelas previstas e recebidas por projeto, despesas por categoria, contas da empresa separadas das pessoais, importação de extrato, provisão de imposto pela alíquota que o contador informa e o relatório do mês com a planilha e os comprovantes para o contador.

### Quem da equipe vê o financeiro?

Só quem você liberar. O acesso ao financeiro é dado por pessoa, separado do acesso aos projetos. Quem entra no Croqui pelo escritório chega por convite, com um papel. Quem só assina projetos, como um engenheiro parceiro, fica na equipe com nome, conselho e registro, sem precisar de login. Quando alguém sai, você tira o acesso na hora e o que a pessoa fez nos projetos continua lá.

### Dá para controlar horas e orçamento por projeto?

Sim. O orçamento monta o preço por etapa, por horas ou por m², e vai ao cliente por link para comentar e aprovar. Do orçamento aprovado sai o contrato, assinado no portal, e o projeto nasce na assinatura com as etapas e as parcelas. A equipe aponta horas por etapa, com cronômetro ou à mão, e o financeiro do projeto compara o custo realizado de cada etapa com o orçado.

## Fontes

- [Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Planalto)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm)
- [Agência Sebrae SP: Sebrae-SP explica a importância de empreendedores separarem as contas pessoais das empresariais (2024)](https://sp.agenciasebrae.com.br/cultura-empreendedora/sebrae-sp-explica-a-importancia-de-empreendedores-separarem-as-contas-pessoais-das-empresariais/)