# Planilha ou software no escritório de arquitetura: quando a planilha deixa de dar conta

> Planilha para escritório de arquitetura funciona bem com uma ou duas pessoas, poucos projetos e alguém que mantém tudo em dia. Ela deixa de dar conta quando a mesma informação é digitada em dois lugares, quando duas pessoas editam ao mesmo tempo ou quando ninguém confia mais no número. Aí um software passa a economizar tempo.

Atualizado em: 2026-10-05
URL: https://croquii.com/blog/planilha-ou-software-no-escritorio-de-arquitetura

## Como o Croqui resolve isso

A planilha cansa quando você digita de novo o que já existe em outro lugar: o extrato do banco, o relatório do contador, as áreas do modelo. No Croqui, esses números entram uma vez e saem prontos.

1. **Importe o extrato em vez de digitar**

   Arraste o OFX ou o CSV do banco. Cada transação vem com a categoria sugerida pela regra que você já usou e você confirma em lote.

   Tela: Extrato e conciliação

2. **Feche o mês com o relatório**

   Receitas e despesas por categoria, previsto e realizado e as retiradas, com PDF, planilha para o contador e os comprovantes do mês num ZIP.

   Tela: Relatório mensal

3. **Tire o quadro de áreas do modelo**

   Área construída, computável e não computável por pavimento e os índices saem do IFC ou do DWG, e acompanham a revisão do modelo sem redigitar.

   Tela: Quadro de áreas legal

[Ver como funciona](https://croquii.com/recursos/financeiro)

A planilha para escritório de arquitetura é o primeiro sistema de quase todo arquiteto, e com razão: é barata, flexível e todo mundo sabe usar. O problema não é a planilha. É o momento em que ela continua sendo usada depois de deixar de dar conta, e o escritório passa a gastar mais tempo mantendo a planilha do que trabalhando com o que ela mostra.

Este post mostra o que a planilha controla bem, os sinais de que ela chegou no limite, como montar a planilha de custos do escritório, onde ela mais gera erro e como migrar para um software sem perder nada. O contexto está no guia de [como organizar escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/como-organizar-escritorio-de-arquitetura).

## O que dá para controlar com planilha no escritório de arquitetura?

Quase tudo, no começo. Lista de projetos, caixa, custos fixos, horas e orçamento cabem em planilha. A pergunta é quanto trabalho cada uma dá para manter e quanto ela depende de digitar o que já existe em outro lugar.

| Planilha | Para que serve | Esforço para manter | Onde costuma falhar |
|---|---|---|---|
| Lista de projetos | etapa, responsável, prazo | baixo | ninguém atualiza o status |
| Fluxo de caixa | parcelas previstas e recebidas | médio | redigitar o extrato do banco |
| Custos fixos | custo-hora do escritório | baixo, mensal | esquecer custo anual ou eventual |
| Horas por projeto | orçado contra realizado | alto | a equipe não aponta |
| Quadro de áreas | áreas e índices | alto a cada revisão | área da versão anterior |

As duas primeiras resolvem o básico. As outras só valem a pena quando alguém vai usar o número para decidir preço, prazo ou equipe.

## Quando a planilha funciona bem?

Com uma ou duas pessoas, poucos projetos ao mesmo tempo e alguém disciplinado que atualiza tudo sempre no mesmo dia. Nesse cenário, um sistema pode dar mais trabalho do que tira.

Planilha bem montada tem algumas regras:

- **Um arquivo só, num lugar só.** Planilha online compartilhada, nunca uma cópia no computador de cada um.
- **Uma aba por assunto.** Projetos numa, caixa noutra, custos noutra.
- **Listas fechadas onde der.** Status, etapa e categoria escolhidos de uma lista, não digitados.
- **Datas no formato da planilha**, não como texto, para ordenar e filtrar.
- **Fórmulas protegidas.** Quem lança não mexe na conta.

## Quando a planilha deixa de dar conta?

Quando ela começa a custar mais do que economiza. Os sinais aparecem antes de alguém admitir:

1. **A mesma informação em dois lugares.** A parcela está na planilha e no banco, e as duas não batem.
2. **Ninguém sabe qual versão é a certa.** "Usa a do drive, não a que eu mandei."
3. **Uma pessoa só sabe atualizar.** Quando ela sai de férias, o controle para.
4. **O fechamento do mês leva uma tarde.** Conferir extrato, separar categoria, juntar comprovante.
5. **Não dá para responder quanto um projeto rendeu** sem montar uma planilha nova.
6. **O cliente aprova por mensagem** e a planilha não tem onde guardar.
7. **Dado pessoal do cliente circula em cópias.** A [LGPD](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm) limita o tratamento ao mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III), e cada cópia da planilha com CPF e endereço é um risco a mais.

Com dois ou mais sinais, vale testar um sistema. O guia de [software de gestão para escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/software-de-gestao-para-escritorio-de-arquitetura) mostra os tipos e como comparar.

## Como montar a planilha de custos do escritório de arquitetura?

Somando tudo o que o escritório gasta por mês, incluindo o que é anual dividido por 12, e dividindo pelas horas produtivas. O resultado é o [custo-hora](https://croquii.com/glossario/custo-hora), o piso de qualquer preço.

Um exemplo. Um escritório de 3 pessoas em Curitiba, com 8 projetos ativos:

| Custo mensal | Valor |
|---|---|
| Pró-labore da sócia | R$ 7.000 |
| Salário e encargos do arquiteto | R$ 6.500 |
| Bolsa da estagiária | R$ 1.800 |
| Aluguel e condomínio | R$ 2.200 |
| Licenças de software (anual ÷ 12) | R$ 1.600 |
| Contador, internet, telefone e outros | R$ 900 |
| **Total** | **R$ 20.000** |

Com cerca de 300 horas produtivas no mês (as horas em projeto, sem reunião interna e administrativo), o custo-hora é R$ 20.000 ÷ 300 = R$ 66,67, antes de imposto e margem. Qualquer proposta que pague menos do que isso pelas horas estimadas dá prejuízo.

O cálculo completo da hora, com imposto e margem, está em [hora técnica do arquiteto](https://croquii.com/blog/hora-tecnica-do-arquiteto). Como o custo-hora entra no preço, ao lado dos critérios da [Tabela de Honorários do CAU/BR](https://honorario.caubr.gov.br/download/), está em [quanto cobrar por projeto de arquitetura](https://croquii.com/blog/quanto-cobrar-por-projeto-de-arquitetura).

## Planilha de fluxo de caixa: o que ela precisa ter?

Uma linha por parcela e por despesa, com vencimento, valor, projeto, categoria e situação (prevista, recebida ou paga). Com isso, a planilha mostra o saldo previsto dos próximos 90 dias, e é esse número que evita surpresa.

A conta do escritório separada da pessoal é condição para a planilha valer alguma coisa. O [Sebrae-SP](https://sp.agenciasebrae.com.br/cultura-empreendedora/sebrae-sp-explica-a-importancia-de-empreendedores-separarem-as-contas-pessoais-das-empresariais/) orienta abrir uma conta só para a empresa e definir um pró-labore fixo. O guia de [fluxo de caixa do escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/fluxo-de-caixa-do-escritorio-de-arquitetura) mostra como projetar os 90 dias com parcelas de projeto, e o de [controle financeiro de escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/controle-financeiro-de-escritorio-de-arquitetura) cobre o resto, do caixa ao imposto. O verbete [fluxo de caixa](https://croquii.com/glossario/fluxo-de-caixa) resume o conceito.

## Onde a planilha mais gera erro no projeto?

No quadro de áreas e nos quadros do projeto, porque eles mudam a cada revisão do modelo. A conta é simples; o erro está em digitar de novo as áreas, esquecer um ambiente ou usar o número da versão anterior.

Se o quadro fica em planilha, crie uma conferência automática: a soma das áreas por pavimento precisa bater com a área total que o modelo informa. O guia de [quadro de áreas: como calcular](https://croquii.com/blog/quadro-de-areas-como-calcular) mostra as fórmulas e o que muda de cidade para cidade.

## Como migrar da planilha para um software sem perder dados?

Por partes, começando pelos projetos ativos, e mantendo a planilha antiga como arquivo. Ninguém precisa migrar cinco anos de histórico no primeiro dia.

1. **Escolha uma frente.** Caixa ou projetos, o que mais dói.
2. **Migre só o que está em andamento.** Projetos ativos e parcelas a receber.
3. **Rode em paralelo por um mês.** Lance nos dois e compare no fim do mês.
4. **Congele a planilha.** Depois do mês, ela vira histórico, só leitura.
5. **Passe para a próxima frente.**

O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo. No financeiro, ele importa o extrato do banco em OFX ou CSV em vez de pedir redigitação, sugere a categoria pela regra que você já usou e liga cada lançamento ao projeto.

## Perguntas frequentes

### Quais planilhas um escritório de arquitetura precisa ter?

Cinco cobrem o básico: lista de projetos com etapa, responsável e prazo; fluxo de caixa com as parcelas previstas e recebidas de cada projeto; custos fixos do escritório, para calcular o custo-hora; apontamento de horas por projeto e etapa; e uma planilha de orçamento para montar propostas. Comece pelas duas primeiras. As outras só valem quando alguém vai usar o número para decidir.

### Excel ou Google Planilhas para escritório de arquitetura?

O que a equipe já usa. Para controles compartilhados, como a lista de projetos e o fluxo de caixa, uma planilha online que várias pessoas abrem ao mesmo tempo evita a cópia desatualizada no computador de alguém. Para cálculos pesados e modelos que uma pessoa só mantém, o programa instalado também funciona. O que importa é ter um arquivo só, num lugar só, com histórico de versões.

### Quando trocar a planilha por um sistema?

Quando ela começar a custar mais do que economiza. Os sinais mais comuns são digitar a mesma informação em dois lugares, como a parcela na planilha e no banco, perder tempo descobrindo qual versão está certa, depender de uma pessoa só para atualizar e não conseguir responder rápido quanto cada projeto rendeu. Com dois ou mais desses sinais, vale testar um sistema com um projeto real.

### Dá para fazer o quadro de áreas em planilha?

Dá, e muitos escritórios fazem. O problema não é a conta, que é simples, mas digitar as áreas de novo a cada revisão do modelo, com risco de esquecer um ambiente ou usar a área da versão anterior. Se o quadro sai do modelo, ele acompanha a revisão sem redigitação. Se fica em planilha, crie uma conferência: a soma das áreas por pavimento precisa bater com a área total do modelo.

## Fontes

- [Agência Sebrae SP: Sebrae-SP explica a importância de empreendedores separarem as contas pessoais das empresariais (2024)](https://sp.agenciasebrae.com.br/cultura-empreendedora/sebrae-sp-explica-a-importancia-de-empreendedores-separarem-as-contas-pessoais-das-empresariais/)
- [Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Planalto)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm)
- [CAU/BR: Tabela de Honorários](https://honorario.caubr.gov.br/download/)