# Notion e Trello para arquitetos: como montar e onde eles param

> Notion e Trello servem para arquitetos organizarem projetos como listas e quadros: no Trello, um cartão por projeto com listas por status; no Notion, bancos de projetos, entregáveis e clientes ligados entre si. Funcionam bem para tarefas. Param quando o status depende do documento, da revisão do modelo e da aprovação do cliente.

Atualizado em: 2026-10-05
URL: https://croquii.com/blog/notion-e-trello-para-arquitetos

## Como o Croqui resolve isso

O quadro de tarefas para de funcionar quando o status depende do documento e da resposta do cliente. No Croqui, o status vem dos entregáveis do projeto, não de alguém arrastar um cartão.

1. **Veja o dia no Início**

   O próximo passo e os números de todos os projetos: com você, esperando o modelo, aguardando retorno e concluído. Eles saem dos entregáveis, com regras fixas, sem estimativa.

   Tela: Início do escritório

2. **Filtre todos os projetos**

   Busque por nome, cliente ou município e filtre por tipo e por status. Cada linha mostra quantos entregáveis estão prontos e quantos atrasados.

   Tela: Projetos

3. **Guarde os arquivos no projeto**

   IFC e DWG com as versões e a pasta do que o Croqui gerou ficam nos documentos do projeto, no mesmo lugar do status e da aprovação.

   Tela: Documentos do projeto

[Ver como funciona](https://croquii.com/recursos/quadro-de-projetos)

Notion e Trello para arquitetos são o primeiro passo de muitos escritórios para sair da planilha e do caderno. Funcionam: um quadro com os projetos e seus status já resolve metade da confusão de um escritório pequeno. O problema aparece depois, quando o quadro diz uma coisa e a pasta do projeto diz outra.

Este post mostra como montar os dois para um escritório de arquitetura, que campos usar e onde eles param. Ele faz parte do guia de [gestão de projetos de arquitetura](https://croquii.com/blog/gestao-de-projetos-de-arquitetura).

## Como o Trello e o Notion funcionam?

O Trello organiza o trabalho em quadros, listas e cartões que você arrasta entre as listas. O Notion organiza em páginas e bancos de dados, com campos e relações entre eles.

Pela [documentação do Trello](https://trello.com/guide/trello-101), o quadro acompanha um projeto ou fluxo, as listas marcam as fases e os cartões são as tarefas, que se movem de uma lista para outra. O Trello também tem outras visões, integrações (Power-Ups) e automação.

Pela [central de ajuda do Notion](https://www.notion.com/help/intro-to-databases), um banco de dados é uma coleção de páginas, cada item é uma página, e as propriedades (data, status, pessoa) dão contexto. O mesmo banco aparece como tabela, quadro, calendário, lista ou galeria, e as relações ligam um banco a outro.

## Como montar um quadro de projetos de arquitetura no Trello?

Um quadro para o escritório, um cartão por projeto e listas pela pergunta que mais importa: com quem está a bola.

| Lista | O que entra |
|---|---|
| Com o escritório | projetos com trabalho nosso pendente |
| Com o cliente | aguardando aprovação ou informação do cliente |
| Com terceiros | engenheiro, prefeitura, fornecedor |
| Pausado | cliente pediu para esperar |
| Concluído | última etapa aceita |

Em cada cartão:

- **Título:** nome do projeto e etapa atual ("Casa Silva · anteprojeto").
- **Etiquetas:** tipo de projeto (construção nova, reforma, interiores).
- **Data de entrega:** o próximo prazo, seja do escritório ou de retorno.
- **Checklist:** os entregáveis da etapa atual.
- **Membros:** o responsável.

Listas por etapa (estudo, anteprojeto, legal, executivo) parecem naturais, mas escondem o que importa: um projeto parado no anteprojeto pode estar com você ou esperando o cliente há três semanas.

## Como montar a gestão de projetos no Notion?

Com três bancos ligados por relação: projetos, entregáveis e clientes. Assim o mesmo dado aparece em várias visões sem ser digitado duas vezes.

| Banco | Propriedades | Visões úteis |
|---|---|---|
| Projetos | nome, cliente (relação), tipo, etapa, responsável, data de início | quadro por etapa, tabela filtrada por responsável |
| Entregáveis | nome, projeto (relação), etapa, status, prazo de retorno, enviado para, aprovado em | quadro por status, calendário por prazo |
| Clientes | nome, contato, projetos (relação) | lista |

Para o status do entregável, use quatro estados: a fazer, em revisão, aguardando retorno, concluído. Na visão de quadro do banco de entregáveis, filtrada por "aguardando retorno" e ordenada por prazo, aparece a lista de quem cobrar hoje.

Dá para acrescentar um banco de apontamentos de horas, com projeto, etapa, pessoa e horas, e somar por relação no projeto. Como fazer isso sem virar burocracia está em [controle de horas no escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/controle-de-horas-no-escritorio-de-arquitetura).

## E o ClickUp, o Asana e os outros?

Seguem a mesma lógica: tarefas com responsável, prazo e status, vistas em lista, quadro, calendário ou linha do tempo. Mudam o nível de detalhe e o preço, não a natureza. Para um escritório de arquitetura, a escolha entre eles pesa menos do que a estrutura que você monta dentro: com quem está a bola, etapas iguais às do contrato e prazo de retorno em todo envio.

Antes de trocar de ferramenta, confira se o problema é a ferramenta ou o hábito. Se ninguém atualiza o Trello, ninguém vai atualizar o ClickUp.

## Onde o Notion e o Trello param?

Param onde o projeto de arquitetura deixa de ser lista de tarefas e passa a ser documento. O cartão não sabe o que é uma prancha, uma revisão do modelo ou uma aprovação do cliente.

Os limites que aparecem primeiro:

1. **O status depende de alguém atualizar.** O memorial foi revisado, mas ninguém mexeu no cartão. Na reunião de segunda, o quadro está errado e ninguém confia nele.
2. **O arquivo mora em outro lugar.** O cartão aponta para uma pasta. Quando o modelo muda, o quadro não sabe quais documentos ficaram desatualizados.
3. **A aprovação do cliente fica no WhatsApp.** O Notion pode guardar a data, mas não a resposta do cliente ligada à versão que ele viu.
4. **Cada envio é digitado duas vezes.** Uma no e-mail para o cliente, outra no cartão.
5. **A montagem é trabalho seu.** Template, campos, relações e automações precisam de alguém para manter. Em escritório pequeno, é o sócio, à noite.

A [ABNT NBR 16636-1:2017](https://www.target.com.br/produtos/normas-tecnicas/44524/nbr16636-1-elaboracao-e-desenvolvimento-de-servicos-tecnicos-especializados-de-projetos-arquitetonicos-e-urbanisticos-parte-1-diretrizes-e-terminologia) trata o aceite dos documentos de cada etapa como condição para a etapa seguinte. Essa é a informação que mais precisa ser confiável, e é a que a ferramenta de tarefas guarda com menos contexto.

## Quando o Notion ou o Trello ainda é a melhor escolha?

Quando o escritório tem uma ou duas pessoas, poucos projetos ao mesmo tempo e precisa só de uma lista visível do que fazer. Também quando o que falta é hábito, não ferramenta: um quadro simples, revisado toda semana, ensina a equipe a pensar em status e prazos.

Se o escritório ainda está na planilha, o post [planilha ou software no escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/planilha-ou-software-no-escritorio-de-arquitetura) mostra os sinais de que ela deixou de dar conta. Para comparar as categorias de sistema, com os critérios de escolha, o guia é [software de gestão para escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/software-de-gestao-para-escritorio-de-arquitetura).

## O que muda quando o status vem do documento?

O quadro deixa de ser um lugar a mais para atualizar. O entregável muda de estado quando é revisado, enviado ou aprovado, e o quadro do escritório mostra isso sozinho.

O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo. No [quadro de projetos do Croqui](https://croquii.com/recursos/quadro-de-projetos), cada projeto aparece como com você, esperando o modelo, aguardando retorno ou concluído, a partir dos entregáveis, e a resposta do cliente pelo link de aprovação atualiza o quadro.

## Erros comuns ao usar Notion e Trello no escritório

1. **Listas por etapa**, que escondem quem está com a bola.
2. **Template pronto sem adaptar** às etapas e entregáveis do escritório.
3. **Aprovação do cliente fora do sistema.**
4. **Ninguém responsável por manter o quadro.**
5. **Montar tudo antes de usar.** Comece com o mínimo e acrescente o que fizer falta.

## Perguntas frequentes

### Notion ou Trello: qual é melhor para escritório de arquitetura?

O Trello é mais simples: um quadro com listas e cartões, bom para ver o andamento dos projetos de relance. O Notion é mais flexível: bancos de dados com campos e relações, bom para ligar projetos, entregáveis e clientes. Para uma pessoa com poucos projetos, o Trello basta. Para equipe que quer prazos, responsáveis e filtros por etapa, o Notion aguenta mais, com mais trabalho de montagem.

### Existe template de Notion para arquitetura?

Existem vários, gratuitos e pagos, feitos pela comunidade. Antes de adotar um, confira se ele tem o que o escritório precisa: projetos com etapa e responsável, entregáveis com status e prazo de retorno, clientes ligados aos projetos e um lugar para registrar aprovações. Template que só tem tarefas genéricas acaba adaptado à mão em poucas semanas.

### Dá para controlar horas no Trello ou no Notion?

Dá, com campos manuais ou integrações. No Notion, um banco de apontamentos com projeto, etapa, pessoa e horas, somado por relação, resolve. No Trello, é preciso um Power-Up de terceiros. O desafio não é a ferramenta, é a disciplina de apontar todo dia. O controle de horas funciona melhor quando fica no mesmo lugar onde a pessoa já trabalha.

### Quando trocar o Notion ou o Trello por um software de gestão?

Quando atualizar o quadro passa a tomar tempo toda semana, quando o status no quadro e o arquivo real divergem, ou quando você precisa provar o que o cliente aprovou e em qual versão. Esses são sinais de que a ferramenta de tarefas não sabe o que é um documento de projeto. O guia de software de gestão compara as categorias de sistema.

## Fontes

- [Trello: guia Trello 101 (quadros, listas e cartões)](https://trello.com/guide/trello-101)
- [Notion: introdução aos bancos de dados](https://www.notion.com/help/intro-to-databases)
- [ABNT NBR 16636-1:2017: Elaboração e desenvolvimento de serviços técnicos especializados de projetos arquitetônicos e urbanísticos, Parte 1: Diretrizes e terminologia](https://www.target.com.br/produtos/normas-tecnicas/44524/nbr16636-1-elaboracao-e-desenvolvimento-de-servicos-tecnicos-especializados-de-projetos-arquitetonicos-e-urbanisticos-parte-1-diretrizes-e-terminologia)