# Gestão de projetos de arquitetura: etapas, prazos, horas e aprovação do cliente

> Gestão de projetos de arquitetura é planejar e acompanhar cada projeto por etapa: escopo combinado, prazos, entregáveis com status, horas gastas e aprovação do cliente por escrito antes de seguir. Na prática, todos os projetos ficam num quadro com o próximo passo e quem está com a bola, revisado toda semana.

Atualizado em: 2026-10-05
URL: https://croquii.com/blog/gestao-de-projetos-de-arquitetura

## Como o Croqui resolve isso

Gerir projeto é saber, sem abrir dez pastas, o que está com você e o que espera o cliente. No Croqui, o Início junta todos os projetos por status e cada projeto mostra seus entregáveis, prazos e aprovações.

1. **Comece o dia pelo Início**

   Um próximo passo por vez e os números de todos os projetos: com você, esperando o modelo, aguardando retorno, concluído e os prazos da semana. São regras sobre os status, sem estimativa.

   Tela: Início do escritório

2. **Abra a visão geral do projeto**

   Os entregáveis agrupados por status, com o próximo passo, os prazos de retorno e a atividade recente. Nada conclui sozinho: você marca o que revisou e registra o retorno.

   Tela: Visão geral do projeto

3. **Veja envios e prazos no calendário**

   Entregas ao cliente, protocolo na prefeitura, envios ao engenheiro e prazos de retorno aparecem por mês ou semana, junto com as etapas da obra.

   Tela: Calendário do projeto

4. **Feche a etapa com aprovação**

   Mande os entregáveis por link. O cliente abre sem cadastro, aprova ou pede ajuste com comentário em cada item, e a resposta fica no histórico do projeto.

   Tela: Aprovação por link

[Ver como funciona](https://croquii.com/recursos/quadro-de-projetos)

Gestão de projetos de arquitetura é o que impede que o escritório descubra na sexta-feira que o cliente está esperando uma resposta desde a terça. Não é sobre ter uma ferramenta bonita. É saber, para cada projeto, em que etapa ele está, o que falta entregar, quem está com a bola, quanto tempo já foi gasto e o que o cliente já aprovou.

Este guia organiza a gestão em partes, do escopo ao fechamento, e linka os posts que aprofundam cada uma. Os exemplos são de um escritório pequeno, com cinco ou seis projetos ao mesmo tempo, que é onde a falta de método dói mais. Ele conversa com o guia de [como organizar o escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/como-organizar-escritorio-de-arquitetura), que trata do escritório como um todo.

## O que é gestão de projetos de arquitetura?

É planejar, acompanhar e fechar cada projeto por etapa: escopo combinado, prazos, entregáveis, horas e aprovação do cliente. A gestão começa na proposta, que define o que será entregue, e termina no aceite da última etapa.

A diferença para a gestão de projetos de outras áreas é a etapa. Projeto de arquitetura anda em fases definidas pela norma, e cada fase só começa quando a anterior é aceita. A [ABNT NBR 16636-1:2017](https://www.target.com.br/produtos/normas-tecnicas/44524/nbr16636-1-elaboracao-e-desenvolvimento-de-servicos-tecnicos-especializados-de-projetos-arquitetonicos-e-urbanisticos-parte-1-diretrizes-e-terminologia) trata a aceitação dos documentos de uma etapa como condição para iniciar as seguintes. Gerir bem é respeitar essa regra no dia a dia.

## Quais são as partes da gestão de um projeto de arquitetura?

São oito, e cada uma responde a uma pergunta. Se alguma não tem resposta rápida, é por ali que o projeto atrasa.

| Parte | Pergunta que responde | Onde mora |
|---|---|---|
| Escopo e etapas | O que vou entregar e em que ordem? | proposta e contrato |
| Briefing e programa | O que o cliente precisa? | programa de necessidades aprovado |
| Prazos | Quando cada etapa e cada envio vencem? | cronograma do projeto |
| Entregáveis | O que está pronto, em revisão ou esperando alguém? | quadro do projeto |
| Horas | Quanto tempo já foi gasto em cada etapa? | apontamento de horas |
| Aprovação | O que o cliente já aceitou, em qual versão? | registro de aprovação |
| Mudanças | O pedido novo é revisão incluída ou escopo novo? | contrato e aditivo |
| Fechamento | A etapa acabou e pode ser cobrada? | aceite e parcela |

A sequência da norma, com o que se entrega em cada fase, está em [etapas do projeto de arquitetura](https://croquii.com/blog/etapas-do-projeto-de-arquitetura). Abaixo, cada parte em detalhe.

## Como começar a gestão de um projeto novo?

Pelo escopo escrito. Antes de abrir a primeira prancha, o projeto precisa de etapas, entregas, revisões incluídas e prazos combinados com o cliente. Esses itens vêm da [proposta comercial](https://croquii.com/blog/proposta-comercial-de-arquitetura) e do [contrato de projeto de arquitetura](https://croquii.com/blog/contrato-de-projeto-de-arquitetura).

O segundo passo é o briefing. Ele vira o programa de necessidades, a lista de ambientes com áreas e requisitos que o cliente aprova antes do estudo preliminar. As perguntas da reunião e um modelo de planilha estão em [briefing de arquitetura](https://croquii.com/blog/briefing-de-arquitetura).

Checklist de abertura de projeto:

- [ ] Contrato assinado e sinal recebido
- [ ] Etapas, entregas e prazos copiados da proposta para o cronograma
- [ ] Dados do cliente, do terreno e da legislação reunidos num lugar
- [ ] Pasta do projeto criada com a estrutura padrão do escritório
- [ ] Reunião de briefing marcada
- [ ] Responsável de cada etapa definido

## Como acompanhar todos os projetos do escritório numa visão só?

Com um quadro que mostra, para cada projeto, a etapa, o próximo passo e quem está com a bola. Quem está com a bola é a informação mais importante: o escritório, o cliente ou um terceiro, como o engenheiro ou a prefeitura.

Exemplo de quadro de um escritório com seis projetos:

| Projeto | Etapa | Próximo passo | Com quem | Prazo |
|---|---|---|---|---|
| Casa Silva | anteprojeto | revisar memorial | escritório | sexta |
| Apto Moema | executivo de interiores | retorno do layout | cliente | enviado há 6 dias |
| Clínica Centro | projeto legal | resposta ao comunique-se | escritório | 10 dias |
| Casa Lago | estudo preliminar | reunião de apresentação | escritório | terça |
| Loja Rua 7 | anteprojeto | retorno do engenheiro de estrutura | terceiro | vence amanhã |
| Casa Prado | legal em análise | aguardar prefeitura | terceiro | sem prazo fixo |

Repare que só três linhas pedem trabalho do escritório. As outras pedem cobrança. Separar o que está com você do que está esperando alguém evita a sensação de que tudo é urgente e mostra quais retornos cobrar.

Regras que mantêm o quadro vivo:

1. **Cada projeto tem um próximo passo**, uma ação concreta, não "andamento".
2. **Todo envio tem prazo de retorno.** Cliente, engenheiro e fornecedor respondem em prazos diferentes.
3. **O status muda quando algo acontece**: enviou, recebeu retorno, aprovou. Não no fim do mês.
4. **Revisão semanal** de 20 a 30 minutos, com a equipe, olhando só o que mudou e o que venceu.

## Como controlar os prazos das etapas?

Com um cronograma do projeto que lista as etapas, a duração de cada uma, os marcos de entrega e o tempo de resposta do cliente. O prazo que mais estoura não é o do escritório: é o da aprovação.

Dois cuidados:

- **Cronograma do projeto não é cronograma da obra.** O primeiro organiza estudo, anteprojeto, legal e executivo. O segundo organiza fundação, estrutura, alvenaria e acabamentos, e costuma entrar no pacote do executivo.
- **Prazo do escritório conta a partir do aceite.** Se o contrato não diz que o prazo para enquanto o cliente não responde, o atraso dele vira atraso seu.

Modelo de cronograma, durações e os prazos que a prefeitura acrescenta estão em [cronograma de projeto de arquitetura](https://croquii.com/blog/cronograma-de-projeto-de-arquitetura).

## Como saber em que pé está cada entregável?

Liste os entregáveis da etapa e dê a cada um um status simples: a fazer, em revisão, aguardando retorno, concluído. Quatro estados bastam para um escritório pequeno e cabem numa olhada.

| Status | Significa | O que fazer |
|---|---|---|
| A fazer | ainda não foi produzido ou foi reaberto | produzir |
| Em revisão | produzido, falta conferir | revisar e marcar como revisado |
| Aguardando retorno | enviado ao cliente ou a terceiro | cobrar no prazo |
| Concluído | aprovado | seguir para o próximo |

Exemplo do anteprojeto da Casa Silva: plantas e cortes concluídos, quadro de áreas em revisão, memorial a fazer, fachadas aguardando retorno do cliente. A etapa só fecha quando os quatro estão concluídos e o cliente aceitou o conjunto.

## Como registrar a aprovação do cliente?

Por escrito, item a item, com data e versão. Aprovação verbal ou por áudio é difícil de provar meses depois, quando a obra pergunta qual fachada valia.

Use o mesmo canal para todo envio de aprovação, seja e-mail, ata assinada ou portal por link. O registro precisa responder a três perguntas: o que foi aprovado, em qual versão e por quem. O roteiro da reunião e o que levar em cada etapa estão em [como apresentar projeto ao cliente](https://croquii.com/blog/como-apresentar-projeto-ao-cliente).

## Como controlar as horas de cada projeto?

Apontando, por projeto e etapa, as horas de cada pessoa. Sem esse dado, ninguém sabe se o anteprojeto que deveria levar 90 horas já passou de 140.

O apontamento serve a três decisões: cobrar a revisão extra com base em horas reais, medir se o projeto deu lucro e orçar o próximo projeto parecido com números do escritório, não de palpite. O método simples, sem virar burocracia, está em [controle de horas no escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/controle-de-horas-no-escritorio-de-arquitetura), e a conta do lucro por projeto em [rentabilidade de projetos de arquitetura](https://croquii.com/blog/rentabilidade-de-projetos-de-arquitetura).

## O que fazer quando o cliente pede mudança no meio do projeto?

Classifique o pedido antes de mudar: é ajuste dentro das revisões incluídas, revisão extra numa etapa aprovada ou mudança de escopo? Cada um tem tratamento diferente, e o contrato precisa dizer qual.

| Pedido | Exemplo | Tratamento |
|---|---|---|
| Ajuste na etapa em andamento | trocar a posição da porta da suíte no estudo | incluído, conta uma rodada |
| Mudança em etapa aprovada | mexer no layout com o executivo pronto | revisão extra, com prazo novo |
| Mudança de programa ou área | acrescentar um pavimento | aditivo de escopo e de valor |

Responda por escrito com o impacto: o que muda, quanto custa, quanto tempo leva. O verbete de [aditivo contratual](https://croquii.com/glossario/aditivo-contratual) mostra o que o documento precisa ter. Na Tabela de Honorários do CAU/BR, os serviços sem escopo fechado, como revisões além das previstas, são calculados pelo custo do serviço, em horas ([Módulo I](https://honorario.caubr.gov.br/doc/M%C3%B3dulo%20I-Tab%20Remun%20Proj%20Arq%20Edif..pdf), item 6.2).

## Que ferramenta usar para a gestão de projetos?

A que mostra, em um minuto, o que está atrasado e com quem. Para isso, ela precisa entender etapas e entregáveis, não só tarefas.

| Ferramenta | Funciona bem quando | Para de funcionar quando |
|---|---|---|
| Planilha | uma pessoa, poucos projetos | mais gente edita ao mesmo tempo, ou o status depende de lembrar de atualizar |
| Trello, Notion, ClickUp | a equipe precisa de tarefas e responsáveis | o cartão não sabe o que é prancha, revisão do modelo ou aprovação do cliente |
| Software específico para arquitetura | o projeto, os documentos, a aprovação e as horas precisam ficar ligados | o escritório só quer uma lista de tarefas |

Os limites do Trello e do Notion, e como montar um quadro neles se for o caso, estão em [Notion e Trello para arquitetos](https://croquii.com/blog/notion-e-trello-para-arquitetos). Para comparar categorias de sistema, o guia é [software de gestão para escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/software-de-gestao-para-escritorio-de-arquitetura).

O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo. O [quadro de projetos do Croqui](https://croquii.com/recursos/quadro-de-projetos) junta todos os projetos por status e liga cada entregável ao documento gerado e à aprovação do cliente por link.

## Como fazer a reunião semanal de projetos?

Com pauta fixa, tempo curto e o quadro na tela. A reunião semanal não é para resolver projeto: é para ver o que mudou, o que venceu e quem faz o quê até a próxima.

Pauta de 20 a 30 minutos para uma equipe de três a cinco pessoas:

| Bloco | Pergunta | Tempo |
|---|---|---|
| Vencidos | quais retornos passaram do prazo e quem cobra? | 5 min |
| Com o escritório | o que cada pessoa entrega nesta semana? | 10 min |
| Bloqueios | o que está parado esperando decisão interna? | 5 min |
| Horas | alguma etapa já passou do orçado? | 5 min |
| Próximas entregas | o que vai para o cliente nos próximos 7 dias? | 5 min |

Duas regras mantêm a reunião curta. Discussão de projeto, como a solução da fachada, sai da pauta e vira reunião própria com quem precisa estar. E toda decisão termina com nome e data: "Bruno cobra o engenheiro até quarta".

## Como dividir o trabalho entre a equipe?

Por projeto e etapa, com um responsável por projeto. O responsável não faz tudo: ele responde pelo próximo passo, pelos prazos e pelo contato com o cliente. As tarefas podem ser divididas, a responsabilidade não.

Em escritório pequeno, um arranjo comum é o sócio responder pelo cliente e pelas decisões de projeto, e o arquiteto ou estagiário pela produção das peças. O risco é o sócio virar gargalo: tudo espera a revisão dele. Uma saída é combinar quais entregáveis o sócio revisa sempre (estudo, fachadas, memorial) e quais a equipe libera sozinha com uma conferência simples.

## Como fechar uma etapa e o projeto?

Uma etapa fecha quando todos os entregáveis estão concluídos, o cliente aceitou o conjunto por escrito e a parcela ligada a ela foi cobrada. O projeto fecha quando a última etapa contratada fecha.

No fechamento do projeto, três coisas valem os 30 minutos que tomam:

1. **Compare horas orçadas e gastas por etapa.** É o dado para a próxima proposta.
2. **Arquive a versão final** de cada documento com a aprovação correspondente.
3. **Anote o que deu errado**: a etapa que estourou, o retorno que demorou, a cláusula que faltou. Na próxima proposta, isso vira escopo, prazo ou preço.

## Erros comuns na gestão de projetos de arquitetura

1. **Começar sem escopo escrito.** Toda mudança vira discussão.
2. **Status atualizado de memória.** O quadro mente, e ninguém confia nele.
3. **Envio sem prazo de retorno.** O projeto para e ninguém percebe.
4. **Aprovação por áudio.** Não serve de prova.
5. **Não apontar horas.** O escritório não sabe quais projetos dão lucro.
6. **Misturar cronograma do projeto com o da obra.** O cliente acha que a obra começa quando o executivo começa.

## Perguntas frequentes

### Como organizar os projetos de um escritório de arquitetura?

Ponha todos os projetos numa visão só, com a etapa atual, o próximo passo e quem está com a bola: o escritório, o cliente ou um terceiro, como engenheiro e prefeitura. Dentro de cada projeto, liste os entregáveis da etapa com status (a fazer, em revisão, aguardando retorno, concluído) e os prazos. Revise o quadro uma vez por semana e registre cada aprovação do cliente por escrito.

### Qual a melhor ferramenta de gestão de projetos para arquitetos?

Depende do tamanho e do que precisa ficar ligado. Planilha funciona para poucos projetos e uma pessoa. Trello, Notion e ClickUp organizam tarefas, mas não sabem o que é uma prancha ou um quadro de áreas. Software específico para arquitetura liga o projeto aos documentos, à aprovação do cliente e às horas. O critério que mais importa é se a ferramenta mostra, em um minuto, o que está atrasado e com quem.

### O que é o aceite de etapa no projeto de arquitetura?

É a aprovação formal, pelo cliente, dos documentos de uma etapa antes de começar a seguinte. A ABNT NBR 16636-1 trata a aceitação dos documentos de cada etapa como condição para iniciar as subsequentes. Na prática, o aceite registrado com data e versão é o que permite cobrar como revisão extra uma mudança pedida depois.

### Quanto tempo por semana a gestão dos projetos deve tomar?

Uma revisão semanal curta resolve a maior parte: olhar o quadro, cobrar retornos atrasados, redistribuir tarefas e conferir as horas da semana. O resto acontece no dia a dia, atualizando o status quando algo é enviado ou aprovado. Se a gestão toma mais tempo que isso, a ferramenta provavelmente está pedindo informação duplicada.

## Fontes

- [ABNT NBR 16636-1:2017: Elaboração e desenvolvimento de serviços técnicos especializados de projetos arquitetônicos e urbanísticos, Parte 1: Diretrizes e terminologia](https://www.target.com.br/produtos/normas-tecnicas/44524/nbr16636-1-elaboracao-e-desenvolvimento-de-servicos-tecnicos-especializados-de-projetos-arquitetonicos-e-urbanisticos-parte-1-diretrizes-e-terminologia)
- [ABNT NBR 16636-2:2017: Elaboração e desenvolvimento de serviços técnicos especializados de projetos arquitetônicos e urbanísticos, Parte 2: Projeto arquitetônico](https://www.target.com.br/produtos/normas-tecnicas/44508/nbr16636-2-elaboracao-e-desenvolvimento-de-servicos-tecnicos-especializados-de-projetos-arquitetonicos-e-urbanisticos-parte-2-projeto-arquitetonico)
- [CAU/BR: Tabelas de Honorários, Módulo I: Remuneração do Projeto Arquitetônico de Edificações](https://honorario.caubr.gov.br/doc/M%C3%B3dulo%20I-Tab%20Remun%20Proj%20Arq%20Edif..pdf)