# Controle financeiro de escritório de arquitetura: o guia do caixa ao imposto

> Controle financeiro de escritório de arquitetura é registrar cada entrada e saída com data, categoria e projeto, separar a conta da empresa da pessoal, reservar o imposto a cada recebimento, projetar o caixa dos próximos 90 dias e fechar o mês comparando previsto e realizado. Com isso, o escritório sabe se dá lucro e quanto cada projeto rende.

Atualizado em: 2026-10-05
URL: https://croquii.com/blog/controle-financeiro-de-escritorio-de-arquitetura

## Como o Croqui resolve isso

O financeiro do Croqui junta caixa, extrato e imposto do escritório e liga cada lançamento ao projeto, para você ver o mês inteiro sem montar planilha.

1. **Veja o caixa de hoje e dos próximos dias**

   A visão geral mostra o que está em conta, o previsto em 30, 60 ou 90 dias, o que falta receber, os atrasados e o fluxo de caixa por dia, com o projetado.

   Tela: Financeiro do escritório

2. **Lance com categoria e projeto**

   Receitas, despesas e transferências, parceladas ou recorrentes, com a etapa do projeto e o comprovante anexado. Os filtros mostram o que entrou e saiu de cada projeto.

   Tela: Lançamentos

3. **Importe o extrato do banco**

   Envie o OFX ou o CSV. O Croqui sugere a baixa do lançamento que combina e a categoria pelas regras que aprendeu com você. Nada entra sem a sua confirmação.

   Tela: Extrato e conciliação

4. **Feche o mês**

   O relatório compara previsto e realizado por categoria, separa as retiradas do resultado e gera a planilha e o ZIP de comprovantes para o contador.

   Tela: Relatório mensal

[Ver como funciona](https://croquii.com/recursos/financeiro)

O controle financeiro de escritório de arquitetura costuma ser a última coisa que o arquiteto organiza e a primeira que aperta. O projeto é cobrado por etapa, o cliente atrasa uma aprovação, a parcela escorrega um mês, e a guia de imposto, o aluguel e o salário continuam vencendo no mesmo dia. Sem registro, o escritório só descobre que o ano foi ruim em dezembro.

Este guia junta o que um escritório pequeno precisa para ter o dinheiro sob controle: contas separadas, lançamentos com categoria e projeto, fluxo de caixa projetado, imposto reservado, conciliação com o banco, fechamento do mês e margem por projeto. Cada parte tem um guia de apoio com o passo a passo. Ele é escrito para quem faz o próprio financeiro, sem formação em contabilidade, e não substitui o contador: o enquadramento tributário é dele.

## O que é controle financeiro de escritório de arquitetura?

É o registro organizado de tudo o que entra e sai do escritório, feito de forma que responda três perguntas a qualquer momento: quanto há em conta, quanto vai entrar e sair nos próximos meses e se o escritório dá lucro. Ele não é contabilidade. A contabilidade é obrigação legal e fica com o contador. O controle financeiro é a ferramenta de decisão do dono.

Na prática, são sete peças, e cada uma depende da anterior:

| Peça | Pergunta que responde | Guia |
|---|---|---|
| Contas separadas | O que é do escritório e o que é meu? | [pró-labore do arquiteto](https://croquii.com/blog/pro-labore-do-arquiteto) |
| Lançamentos com categoria e projeto | Para onde vai o dinheiro? | esta página |
| Fluxo de caixa projetado | Vai faltar dinheiro em algum mês? | [fluxo de caixa do escritório](https://croquii.com/blog/fluxo-de-caixa-do-escritorio-de-arquitetura) |
| Imposto reservado | Quanto do que entrou não é meu? | [Simples Nacional para arquitetos](https://croquii.com/blog/simples-nacional-para-arquitetos) |
| Conciliação bancária | O registro bate com o banco? | esta página |
| Fechamento do mês | O escritório deu lucro? | esta página |
| Margem por projeto | Qual projeto pagou a conta e qual deu prejuízo? | [rentabilidade de projetos](https://croquii.com/blog/rentabilidade-de-projetos-de-arquitetura) |

## Por que separar a conta do escritório da conta pessoal?

Porque, misturadas, nenhuma conta do escritório fecha. Quando o aluguel de casa sai da mesma conta que o salário da estagiária, o saldo do banco não diz nada sobre a saúde do escritório.

A regra é simples: o dinheiro do cliente entra na conta do escritório, as despesas do escritório saem dela, e o que vai para o sócio sai como pró-labore ou distribuição de lucros, por transferência para a conta pessoal, numa data fixa. Isso vale também para quem trabalha como pessoa física: abra uma segunda conta e trate-a como a do escritório. Quanto tirar e como dividir entre pró-labore e lucro está no guia de [pró-labore do arquiteto](https://croquii.com/blog/pro-labore-do-arquiteto). Se você ainda está decidindo entre CPF e CNPJ, comece por [arquiteto autônomo: pessoa física ou PJ](https://croquii.com/blog/arquiteto-autonomo-pf-ou-pj).

## Quais categorias usar no financeiro do escritório?

Poucas e estáveis. Categoria demais vira desculpa para não lançar; categoria de menos não mostra nada. Um plano que funciona para escritório de arquitetura e interiores tem quatro grupos:

| Grupo | Categorias típicas | Entra no resultado operacional? |
|---|---|---|
| Receitas operacionais | Honorários de projeto, acompanhamento de obra, consultoria, reembolso de despesas do cliente | Sim |
| Despesas operacionais | Equipe (salários, encargos, estágio), terceiros e complementares, aluguel e condomínio, software, plotagem e impressão, CAU e RRT, contador, deslocamento, marketing | Sim |
| Impostos | Guia do Simples (DAS) ou carnê-leão, ISS quando for à parte | Sim |
| Retiradas | Pró-labore, distribuição de lucros, retiradas pessoais | Não: ficam abaixo do resultado |
| Não operacional | Rendimento de aplicação, juros, venda de equipamento | À parte |

O grupo de retiradas é o que mais muda a leitura. Contabilmente, o pró-labore é despesa. Mas, para quem é dono, vale ver primeiro o resultado do escritório e depois o que os sócios tiram dele. Um escritório que só "fecha" porque os sócios tiram pouco está escondendo um preço baixo.

## Como lançar receitas e despesas sem virar burocracia?

Lance no dia em que o compromisso nasce, não no dia em que o dinheiro se move. Contrato assinado em três parcelas vira três receitas previstas, com vencimento. Aluguel vira uma despesa recorrente mensal. Quando o pagamento acontece, você dá baixa no que já estava previsto.

Cada lançamento precisa de cinco campos:

1. **Data de vencimento** e, depois, a data em que foi pago ou recebido.
2. **Valor.**
3. **Categoria.**
4. **Projeto**, quando a receita ou a despesa é dele (a parcela da Casa Silva, o levantamento topográfico do lote da Rua 7).
5. **Comprovante**, o PDF da nota ou do recibo.

O campo projeto é o que separa o financeiro de um escritório de arquitetura do de qualquer outro negócio. Sem ele, não dá para responder quanto cada projeto rendeu, nem qual cliente pagou as despesas reembolsáveis.

## Exemplo: o mês de um escritório com duas sócias

O Estúdio Ipê é um escritório de exemplo com duas sócias arquitetas, uma arquiteta contratada e uma estagiária. Faturou R$ 480 mil nos últimos 12 meses e está no Anexo III do Simples, com alíquota efetiva de 9,83%. O cálculo do anexo está em [Simples Nacional para arquitetos](https://croquii.com/blog/simples-nacional-para-arquitetos). Este é um mês típico, em regime de caixa:

| Linha | Valor |
|---|---|
| Honorários recebidos | R$ 40.000 |
| (−) Guia do Simples, 9,83% | R$ 3.930 |
| (−) Equipe: salário, FGTS e bolsa de estágio | R$ 7.740 |
| (−) Aluguel e condomínio | R$ 3.500 |
| (−) Software (licenças mensais) | R$ 1.800 |
| (−) Contador | R$ 900 |
| (−) Plotagem, internet, telefone | R$ 750 |
| (−) CAU e RRT (média mensal) | R$ 250 |
| **= Resultado operacional** | **R$ 21.130** |
| (−) Pró-labore das duas sócias | R$ 10.000 |
| (−) Distribuição de lucros | R$ 8.000 |
| **= Sobra para a reserva** | **R$ 3.130** |

Três leituras saem dessa tabela. O escritório dá resultado: R$ 21 mil antes das retiradas. As sócias tiram R$ 18 mil, que é quase tudo. E a reserva cresce R$ 3 mil por mês, devagar para quem paga 13º em dezembro e renova licenças uma vez por ano. Essas despesas que não aparecem todo mês são o motivo de projetar o caixa.

## Regime de caixa ou competência: qual usar?

Para o controle do dia a dia, use o [regime de caixa](https://croquii.com/glossario/regime-de-caixa): o mês registra o que entrou e saiu da conta de fato. Ele bate com o extrato, com a planilha do contador e com a pergunta "quanto tenho para pagar as contas".

A competência registra a que mês a receita ou a despesa pertence, mesmo que o dinheiro se mova em outro. Ela ajuda a ver o resultado de um projeto e a dividir uma despesa anual pelos meses. O jeito prático é controlar por caixa e anotar a competência no lançamento quando ela for diferente. O regime do imposto é outra conversa: no Simples, a lei permite apurar sobre a receita recebida no mês, por opção irretratável para o ano (LC 123/2006, art. 18, § 3º). Quem decide é o contador.

## Como prever o caixa dos próximos meses?

Com o [fluxo de caixa](https://croquii.com/glossario/fluxo-de-caixa) projetado: saldo de hoje, mais as parcelas de projeto previstas, menos as despesas fixas, a guia do mês seguinte e as despesas que não são mensais. Em escritório de projeto, o horizonte de 90 dias é o que pega a maior parte dos sustos, porque cobre uma etapa inteira de um projeto médio.

O que derruba a projeção é a parcela que depende de aprovação do cliente. No exemplo do [fluxo de caixa de 90 dias](https://croquii.com/blog/fluxo-de-caixa-do-escritorio-de-arquitetura), basta uma parcela de R$ 19.200 escorregar de dezembro para janeiro para o saldo do Estúdio Ipê ficar negativo no mês do 13º. A planilha de 90 dias, com as colunas e o jeito de preencher, está naquele guia.

## Como separar o imposto antes de gastar?

Reservando no dia do recebimento. Toda vez que uma parcela entra, a alíquota efetiva daquele recebimento já tem dono. No Estúdio Ipê, de cada R$ 10.000 recebidos, R$ 983 são da guia do mês seguinte. Separar numa conta à parte ou numa categoria provisionada evita a cena clássica de pagar o DAS com o dinheiro da próxima parcela.

A alíquota certa depende do regime, e cada caso tem um guia:

- **Microempresa no Simples:** Anexo III ou V, conforme o fator R. Veja [Simples Nacional para arquitetos](https://croquii.com/blog/simples-nacional-para-arquitetos).
- **Pessoa física:** carnê-leão pela tabela progressiva, mais INSS e ISS. Veja [arquiteto autônomo: pessoa física ou PJ](https://croquii.com/blog/arquiteto-autonomo-pf-ou-pj).
- **Pensando em MEI:** arquitetura não pode. Veja [arquiteto pode ser MEI](https://croquii.com/blog/arquiteto-pode-ser-mei).
- **ISS e nota:** quem emite, onde paga e o que muda com a NFS-e nacional. Veja [nota fiscal de arquiteto](https://croquii.com/blog/nota-fiscal-de-arquiteto).

## O que é conciliação bancária e por que fazer toda semana?

[Conciliação bancária](https://croquii.com/glossario/conciliacao-bancaria) é conferir o extrato do banco contra os lançamentos: cada linha do extrato tem que corresponder a um lançamento com baixa, e cada baixa tem que aparecer no extrato. É ela que pega o recebimento que você esqueceu de baixar, a tarifa que ninguém lançou e o boleto pago duas vezes.

Feita uma vez por semana, leva 15 minutos. Feita uma vez por trimestre, vira uma tarde de arqueologia. O formato mais rápido é baixar o extrato em OFX ou CSV no internet banking e importar: o arquivo já traz data, valor e descrição de cada linha, e você só confirma a categoria.

## Como fechar o mês?

O fechamento é a rotina que transforma lançamentos em decisão. Escolha um dia fixo, em geral o terceiro dia útil, e siga a ordem:

1. **Concilie** o extrato do mês que passou.
2. **Confira os vencidos:** receitas não recebidas viram cobrança; despesas não pagas, prioridade.
3. **Lance a guia real** do imposto, se chegou, no lugar da provisão.
4. **Compare previsto e realizado** por categoria. Diferença grande pede explicação.
5. **Olhe o resultado operacional** antes das retiradas e só então decida a distribuição de lucros.
6. **Mande ao contador** a planilha do mês classificada e os comprovantes.

O relatório que sai daí é o mesmo da tabela do Estúdio Ipê. Cinco números, revistos todo mês, mostram a saúde do escritório:

| Indicador | Como calcular | Sinal de alerta |
|---|---|---|
| Resultado operacional | receitas − despesas − impostos | negativo dois meses seguidos |
| Reserva em meses | saldo / (despesas fixas + pró-labore) | abaixo de 1 |
| A receber vencido | soma das parcelas atrasadas | acima de uma parcela média |
| Peso da equipe | equipe / receitas | subindo sem a receita subir |
| Margem por projeto | (receita − custo do projeto) / receita | projeto abaixo do custo-hora |

## Como saber quanto cada projeto rende?

Ligando receitas e despesas ao projeto e somando as horas que a equipe gastou nele. A margem de um projeto é a receita menos o imposto, os terceiros e o custo das horas. As horas são a parte que quase ninguém mede e a que mais explica prejuízo: revisão que não estava no contrato, reunião que virou rodada de estudo.

O passo a passo, com um projeto de R$ 48 mil que perdeu quase 60% da margem em horas de revisão, está em [rentabilidade de projetos de arquitetura](https://croquii.com/blog/rentabilidade-de-projetos-de-arquitetura). O custo da hora, que é a base dessa conta, está em [hora técnica do arquiteto](https://croquii.com/blog/hora-tecnica-do-arquiteto), e o preço que cobre esse custo, em [quanto cobrar por projeto de arquitetura](https://croquii.com/blog/quanto-cobrar-por-projeto-de-arquitetura). A margem começa na [proposta comercial](https://croquii.com/blog/proposta-comercial-de-arquitetura): projeto vendido abaixo do custo não se salva no financeiro.

## Modelo de planilha financeira do escritório

Se você vai começar pela planilha, monte uma aba de lançamentos com estas colunas e uma linha por compromisso:

| Coluna | O que preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Vencimento | data prevista | 10/11/2026 |
| Descrição | quem paga ou recebe e o quê | Casa Silva, parcela 3 de 5 |
| Tipo | receita, despesa ou transferência | receita |
| Categoria | do plano de categorias | Honorários de projeto |
| Projeto | nome do projeto ou vazio | Casa Silva |
| Etapa | etapa do projeto, se houver | Anteprojeto |
| Valor previsto | o combinado | 14.400,00 |
| Data da baixa | quando entrou ou saiu | 12/11/2026 |
| Valor realizado | o que entrou ou saiu de fato | 14.400,00 |
| Conta | banco, caixa ou cartão | Banco do escritório |
| Comprovante | nome do arquivo | 2026-11-12_casa-silva_p3.pdf |

Depois, crie três abas que leem a primeira: uma tabela dinâmica por mês e categoria (o fechamento), uma por projeto (a margem) e uma de saldo diário com o que ainda não tem baixa (o fluxo de caixa). Use filtro em "data da baixa vazia" para ver o que está em aberto.

## Planilha ou sistema financeiro?

A planilha resolve enquanto uma pessoa lança tudo, há uma conta e meia dúzia de projetos. Ela começa a falhar quando aparecem parcelas de muitos projetos, cartão de crédito, imposto provisionado, equipe lançando e o extrato precisa ser conferido linha a linha. O sinal mais claro é quando o fechamento do mês passa de uma hora. O guia [planilha ou software no escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/planilha-ou-software-no-escritorio-de-arquitetura) mostra esse ponto de virada, e o de [software de gestão para escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/software-de-gestao-para-escritorio-de-arquitetura) compara as categorias de sistema.

O Croqui é um software online para escritórios de arquitetura e interiores que transforma o modelo IFC ou DWG no pacote documental do projeto: quadros, quadro de áreas, memorial descritivo, pranchas ABNT e pré-checagem de conformidade, que se refazem a cada revisão do modelo. Ele também tem um [financeiro para o escritório](https://croquii.com/recursos/financeiro): contas da empresa separadas das pessoais, lançamentos ligados ao projeto, extrato importado em OFX ou CSV, imposto provisionado pela alíquota que o contador informa e o relatório do mês com a exportação para o contador. Ele não emite nota, não calcula o anexo do Simples e não movimenta dinheiro.

## Erros mais comuns no financeiro do escritório

1. **Conta pessoal e da empresa misturadas.** Nenhum número fecha.
2. **Lançar só o que já aconteceu.** Sem o previsto, não existe fluxo de caixa.
3. **Gastar o imposto.** A guia do mês seguinte é paga com a parcela que ainda não entrou.
4. **Pró-labore variável.** Tirar "o que sobrou" esconde se o escritório dá lucro e bagunça o fator R.
5. **Despesa anual esquecida.** Licença de software, anuidade do CAU, 13º e férias derrubam o caixa do mês em que vencem.
6. **Nenhum vínculo com o projeto.** O escritório sabe que perdeu dinheiro, mas não em qual cliente.
7. **Fechamento sem dia certo.** O mês vira trimestre, e a conciliação vira tarde perdida.

## Por onde começar

Não tente montar tudo de uma vez. Uma sequência de quatro semanas:

1. **Semana 1:** abra a conta do escritório (se ainda não tem) e defina o dia e o valor do pró-labore.
2. **Semana 2:** lance as despesas fixas e as parcelas de todos os contratos em andamento, com vencimento e projeto.
3. **Semana 3:** pergunte ao contador a alíquota efetiva e passe a reservá-la a cada recebimento.
4. **Semana 4:** importe ou confira o extrato, feche o primeiro mês e projete os próximos 90 dias.

Este é um dos quatro guias de gestão do escritório. Os outros tratam da [organização do escritório](https://croquii.com/blog/como-organizar-escritorio-de-arquitetura), da [gestão de projetos](https://croquii.com/blog/gestao-de-projetos-de-arquitetura) e da [proposta comercial](https://croquii.com/blog/proposta-comercial-de-arquitetura). A abertura e a formalização estão no guia de [gestão de escritório de arquitetura](https://croquii.com/blog/gestao-de-escritorio-de-arquitetura).

## Perguntas frequentes

### Como fazer o controle financeiro de um escritório de arquitetura?

Comece separando a conta da empresa da conta pessoal. Depois registre toda entrada e saída com data, valor, categoria e, quando couber, o projeto. Toda semana, confira o extrato contra os lançamentos e atualize o que vence. Todo mês, feche o relatório: receitas, despesas, imposto, resultado e retiradas dos sócios. Com três meses de registro, já dá para projetar o caixa e ver a margem de cada projeto.

### Escritório de arquitetura deve usar regime de caixa ou de competência?

Para a gestão do dia a dia, o regime de caixa responde a pergunta que mais importa: quanto entrou e saiu de fato no mês, e quanto sobra na conta. A competência mostra a que mês cada receita ou despesa pertence e ajuda a ver o resultado de um projeto. Muitos escritórios usam caixa no controle e anotam a competência no lançamento. O regime do imposto é definido com o contador.

### Quanto um escritório de arquitetura deve ter de reserva?

Uma referência prática é ter em conta pelo menos o custo fixo de um mês, incluindo o pró-labore e a guia de imposto, e mirar em três meses. Escritório de projeto recebe por etapa, e uma aprovação que atrasa empurra a parcela para o mês seguinte. A reserva é o que paga aluguel, salário e software enquanto o cliente decide.

### Quais categorias usar no financeiro do escritório?

Separe em quatro grupos: receitas operacionais (honorários de projeto, acompanhamento de obra, consultoria), despesas operacionais (equipe, terceiros, aluguel, software, plotagem, CAU e RRT, contador), impostos (a guia do mês) e retiradas (pró-labore e distribuição de lucros). As retiradas ficam fora do resultado operacional, para o dono ver se o escritório dá lucro antes do que ele tira.

### Planilha ou sistema financeiro para escritório de arquitetura?

Planilha funciona enquanto uma pessoa lança tudo, há poucas contas e o extrato é conferido à mão. Ela começa a falhar com parcelas de vários projetos, mais de uma conta, cartão, imposto provisionado e equipe lançando. Nesse ponto, um sistema que importa o extrato, lembra os vencimentos e liga cada lançamento ao projeto economiza horas por mês e evita erro.

## Fontes

- [Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006: Simples Nacional, art. 18, §§ 3º, 5º-B, 5º-M e 24 (Planalto)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm)
- [Receita Federal: Perguntas e Respostas IRPF 2026 (carnê-leão, livro-caixa e rendimentos de sócio do Simples)](https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/perguntas-e-respostas/dirpf/p-r-irpf-2026-v1-00-2026-04-23.pdf)
- [CAU/BR: Tabela de Honorários](https://honorario.caubr.gov.br/download/)